¿Para qué sirve una base de datos de CV y cómo utilizarla?

En línea en jueves 16, mayo 2024

Actualizado el viernes 17 mayo 2024

By Alejandro, Responsable de contenidos

Cuando trabajas en recursos humanos, sabes lo complejo y exigente que puede ser el proceso de Reclutamiento. Así es. Eso es lo que haces cada día, desenredar los nudos y utilizar la diplomacia para mantener contentos a los directores generales, a los Hiring Manager, etc. Ahí es donde entra en juego la Base de CVs, una valiosa herramienta para simplificar y optimizar tu trabajo. En este artículo, te explico la utilidad de una base de datos de CV y te doy algunos consejos prácticos sobre cómo utilizarla eficazmente. ¡Empecemos!

¿Qué es una base de datos de CV?

Una Base de datoss de curriculums es una plataforma que permite almacenar, gestionar y buscar candidaturas y perfiles de manera digital. Actúa como una base de datos centralizada en la que los profesionales de RRHH pueden recopilar, organizar y analizar información sobre los candidatos. Es como un motor de búsqueda para las numerosas candidaturas recibidas.

Esta plataforma suele ofrecer funcionalidades avanzadas, como búsquedas por palabras clave, segmentación por criterios específicos, gestión de candidaturas y, a veces, incluso herramientas de análisis de datos para optimizar el proceso de Reclutamiento. 

En resumen, una Base de CVs digital en línea facilita el almacenamiento eficaz de las candidaturas y permite acceder a ellas en cualquier momento. Con una Base de CVs en línea, puedes consultar los CVs de tus candidatos desde cualquier lugar, ¡siempre que tengas conexión a Internet!

PD: Eso no significa que tengas que conectarte a tu Base de CVs mientras estás de vacaciones, ¡eh! 🤪

Las ventajas de utilizar una Base de CVs

Antes de describir en detalle cómo hacer un buen uso de una Base de CVs, es importante comprender las ventajas que ofrece. En primer lugar, una Base de curricyluste permite almacenar y gestionar eficazmente las candidaturas que recibes. Esto significa que tienes una base de datos de candidatos cualificados al alcance de la mano, lo que te ahorra un tiempo valioso durante el proceso de Reclutamiento.

Con una Base de CVs digital en línea, ya no tendrás que pasar horas en los archivos intentando encontrar el perfil de ese candidato que te envió una candidatura espontánea hace 3 meses, pero al que no pudiste ofrecer un puesto porque Jeannette, del departamento de desarrollo, aún no se había jubilado, o aún no se había tomado vacaciones para viajar por el mundo con su gallina, Monique*… bueno, ¡ya te haces una idea!

Además, las Bases de CVs permiten seleccionar con rapidez y precisión los perfiles que mejor se ajustan a los puestos que hay que cubrir, lo que mejora la pertinencia de tus búsquedas y facilita enormemente las etapas de criba de los candidatos.

Cómo utilizar correctamente una Base de CVs

Ahora que entiendes la importancia de la Base de CVs, veamos cómo utilizarla mejor para sacar el máximo partido a esta herramienta.

1. Dirígete a los candidatos adecuados

Cuando empieces a buscar en la Base de CVs, asegúrate de definir claramente los criterios de selección en función del puesto a cubrir. Por ejemplo, si buscas un mánager en el sector de ventas, puedes especificar criterios como experiencia profesional en ventas, gestión de equipos y capacidad de liderazgo.

Atención: esta etapa sólo es posible si antes has elaborado un briefing exhaustivo sobre el perfil que buscas, basándote en los recos de los directores generales y, sobre todo, de los mánagers contratantes

Más información:
El Papel del Hiring Manager e los procesos de selección 

2. Utiliza eficazmente las palabras clave y los criterios de búsqueda

Un buen dominio de la búsqueda de palabras clave es esencial para encontrar en tu Base de CVs las candidaturas más relevantes para un determinado puesto. Utiliza términos específicos relacionados con el puesto y el sector para afinar los resultados de tu búsqueda. 

👉 Por ejemplo, si buscas un desarrollador web, utiliza palabras clave como «HTML», «CSS», «JavaScript» para encontrar candidatos con las habilidades requeridas.

👉 Para un comercial , prueba con «negociación», «ventas», «prospección»… En fin, ¡ya te haces una idea!

Nuestro consejo: enfoca esta búsqueda de palabras clave como una búsqueda booleana, ¡porque eso es lo que es! Ya sabes : Y; O; NO.

3. Mantén actualizada tu base de datos

Una Base de CVs eficaz requiere un mantenimiento regular. Asegúrate de actualizar la información de los candidatos existentes y de eliminar los perfiles obsoletos para garantizar que tu base de datos sigue siendo relevante y precisa.

Los perfiles obsoletos son candidaturas cuya información o cualificaciones ya no son relevantes para las necesidades actuales de Reclutamiento. Para detectarlos en una Base de CVs online, puedes : 

• comprobar la fecha de la última actualización 
• Examinar la experiencia y las competencias profesionales. 
• Vigilar la actividad reciente del candidato.
• tener en cuenta los comentarios de los reclutadores. 

Si determinados perfiles te siguen pareciendo relevantes, aunque estén obsoletos, considera la posibilidad de lanzar una campaña entre tus grupos de contratación para saber más. Por ejemplo, podrías enviar un breve formulario: 

• ¿Sigues buscando trabajo?
• En caso afirmativo, ¿sigues buscando trabajo en [número de departamento]?
• ¿Te gustaría seguir trabajando en [nombre del sector]?
• ¿Tienes nuevas cualificaciones o diplomas? 
• etc.  

4. Optimizar el sourcing de candidatos utilizando la Base de CVs

Utilizar los datos de tu Base de CVs para identificar las fuentes más eficaces para encontrar candidatos cualificados es una verdadera ventaja para tu trabajo diario. Si descubres que la mayoría de tus mejores candidatos proceden de un sitio web de empleo o una red profesional concretos, centra tus esfuerzos de sourcing en estos canales.

☝️ Ten cuidado: algunos canales pueden ser relevantes para el Reclutamiento de personal operativo, pero no tanto para el Reclutamiento de directivos, y viceversa. Asegúrate de identificar los canales más relevantes, en función de tus objetivos y de los perfiles que busques.

5. Adapta los enfoques en función de los perfiles

Cada candidato es único, por lo que un enfoque personalizado es esencial para atraer su atención. Utiliza la información de la biblioteca de CV para personalizar tus mensajes y destacar los aspectos del puesto que coincidan con los intereses y habilidades del candidato.

También puedes basarte más en sus soft skills y otras pasiones cuando te pongas en contacto con ellos: 

Hola [nombre],

Recientemente he mirado tu CV y me ha impresionado tu sólida experiencia en balonmano. Tu compromiso con el deporte demuestra tu capacidad para afrontar el estrés y trabajar eficazmente en equipo, cualidades esenciales que buscamos en [nombre de la empresa].

Actualmente tenemos una oportunidad para un puesto de [nombre del puesto], en el que creemos que tus aptitudes y experiencia encajarían perfectamente. Este puesto ofrece la oportunidad de [breve resumen de las responsabilidades o proyectos relevantes], en un entorno desafiante.

Si te interesa esta oportunidad o quieres saber más, estaré encantado de hablarlo contigo. No dudes en ponerte en contacto a través de la dirección [e-mail] o por teléfono  [tu número de teléfono].

Gracias y ¡que tengas un buen día!

Atentamente

[tu nombre]

¡Ahí lo tienes! Un gancho que agradará a tu candidato favorito y aumentará tus posibilidades de entrevistarlo 😉 .

Una Base de CVs bien utilizada puede ser una herramienta muy valiosa para los profesionales de recursos humanos. Si sigues los consejos anteriores y pones en práctica estas estrategias, podrás explotar plenamente el potencial de tu biblioteca de CV y mejorar significativamente tu proceso de reclutamiento. Así que no dudes en explorar y experimentar para descubrir qué funciona mejor para ti y tu equipo.

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.