Cómo comunicarse con los candidatos de manera eficaz

En un mercado laboral donde la marca empleadora y la experiencia del candidato pueden marcar la diferencia, mantener una buena comunicación durante el proceso de selección se ha convertido en una prioridad para los equipos de Recursos Humanos.

Y es que la comunicación con los candidatos no se limita a enviar una invitación a una entrevista o informar sobre una decisión final. Comienza desde el primer contacto con la empresa y continúa durante todas las etapas del reclutamiento.

Una oferta clara, la confirmación de que una candidatura ha sido recibida, información sobre el avance del proceso o un mensaje después de una entrevista pueden influir directamente en la percepción que el candidato desarrolla sobre la organización.

Entonces, ¿cómo comunicarse con los candidatos de manera eficaz sin aumentar considerablemente la carga de trabajo de RRHH? La clave está en identificar los momentos adecuados, utilizar los canales apropiados y apoyarse en herramientas que permitan combinar personalización y automatización.

Por qué es importante la comunicación con los candidatos

Antes de establecer una estrategia de comunicación, es importante diferenciar tres conceptos relacionados entre sí: recorrido, experiencia y relación con el candidato

Relación, experiencia y recorrido del candidato: diferencias

Recorrido del candidato o Candidate Journey: engloba todas las etapas que atraviesa una persona durante el proceso, desde que descubre una oportunidad y decide presentar su candidatura hasta la contratación.

Experiencia del candidato o Candidate Experience: corresponde a las percepciones y emociones que genera cada una de esas etapas.

Relación con el candidato: comprende todos los intercambios y puntos de contacto que se producen entre la empresa y el profesional durante el proceso de selección.

Los tres conceptos están estrechamente relacionados.

Una comunicación clara y coherente contribuye a crear una mejor experiencia y permite construir una relación de confianza con los candidatos.

Además, esta relación no debería entenderse únicamente como un intercambio entre una empresa que necesita determinadas competencias y una persona que busca empleo.

Cada candidato también es una persona que puede hablar de su experiencia, recomendar la empresa, volver a presentar su candidatura en el futuro o decidir no hacerlo.

Por ello, cuidar la comunicación durante todo el proceso también contribuye a proteger y fortalecer la marca empleadora.

Las 5 etapas clave de la comunicación con los candidatos

No existe un único proceso de selección aplicable a todas las empresas. Las etapas pueden variar según el puesto, el sector o la organización.

Sin embargo, hay un principio que debería mantenerse durante todo el recorrido: el candidato debe saber qué está ocurriendo con su candidatura y qué puede esperar después.

Estas son cinco etapas especialmente importantes.

La oferta de empleo

La comunicación comienza antes de recibir una candidatura.

Para muchos profesionales, una oferta de empleo será su primer contacto con la organización. Por eso, su contenido debe permitir entender rápidamente quién está contratando, qué se ofrece y qué se espera del futuro empleado.

Una buena oferta debería incluir información clara sobre:

• El puesto y sus principales responsabilidades.
• Las competencias o experiencia buscadas.
• El tipo de contrato.
• La ubicación.
• La modalidad de trabajo.
• Las condiciones relevantes del puesto.
• Las principales etapas del proceso de selección.
• Información sobre la empresa y su cultura.

También conviene adaptar la presentación de la organización y del puesto a la vacante concreta.

Utilizar exactamente la misma descripción corporativa para todas las ofertas puede hacer que el anuncio resulte genérico y dificulte que el candidato se proyecte en su futuro entorno de trabajo.

La oferta debe responder a una pregunta sencilla: ¿por qué debería interesarme esta oportunidad?

Confirmación de la recepción de la candidatura

Una vez que el candidato ha dedicado tiempo a preparar y enviar su candidatura, necesita saber que ha llegado correctamente.

El acuse de recibo puede parecer un detalle administrativo, pero es uno de los primeros gestos que demuestran que existe un proceso organizado detrás de la oferta.

Un mensaje de confirmación permite:

• Informar al candidato de que su candidatura ha sido recibida.
• Explicar cuáles serán los siguientes pasos.
• Indicar un plazo aproximado de respuesta.
• Reducir la incertidumbre.
• Mantener el interés durante el proceso.

Este tipo de comunicación puede automatizarse sin necesidad de que resulte completamente impersonal.

Utilizar el nombre del candidato, mencionar la vacante concreta y explicar brevemente qué ocurrirá después permite combinar eficiencia y personalización.

Y la comunicación también debe llegar a quienes no continúan en el proceso.

Una respuesta negativa clara y respetuosa es preferible a dejar al candidato esperando indefinidamente una respuesta que nunca llegará.

Seguimiento de la candidatura

Confirmar la recepción del CV es solo el comienzo.

Si el proceso dura varias semanas o incluye diferentes entrevistas y pruebas, el candidato necesita conocer su evolución.

No es necesario enviar mensajes constantemente. Lo importante es comunicar en los momentos relevantes:

• Cuando la candidatura avanza a otra etapa.
• Cuando se programa una entrevista.
• Cuando debe realizarse una prueba.
• Cuando existe un retraso en la decisión.
• Cuando cambia alguna condición o fecha.
• Cuando finaliza el proceso.

También puede resultar útil proporcionar al candidato algún mecanismo para consultar el estado de su candidatura.

Para los equipos de RRHH, centralizar esta información facilita además saber rápidamente en qué fase se encuentra cada perfil y qué acciones están pendientes.

La entrevista de trabajo

La entrevista es uno de los momentos más importantes de la relación entre candidato y empresa.

Es el espacio donde ambas partes pueden conocerse, resolver dudas y evaluar si existe un buen encaje profesional.

Por ello, la comunicación no debería ser unidireccional.

El reclutador necesita obtener información sobre las competencias, experiencia y motivaciones del candidato, pero el profesional también necesita comprender mejor el puesto, el equipo y la organización.

Para mejorar esta etapa:

• Explica previamente el formato y la duración aproximada.
• Indica quién participará en la entrevista.
• Prepara las preguntas con antelación.
• Evita solicitar información que ya aparece claramente en el CV.
• Deja espacio para las preguntas del candidato.
• Adapta el formato cuando sea necesario.
• Explica qué ocurrirá después de la entrevista.

Cuando la distancia o la disponibilidad dificultan una reunión presencial, la videoconferencia puede facilitar el proceso.

Y en las etapas más avanzadas, permitir que el candidato conozca a algunos miembros de su futuro equipo puede ayudarle a comprender mejor la realidad del puesto.

La contratación y el onboarding

La firma del contrato no debería marcar el final de la comunicación.

El periodo entre la aceptación de la oferta y los primeros días en la empresa también forma parte de la experiencia del nuevo empleado.

Mantener el contacto durante esta transición permite resolver dudas, comunicar información práctica y preparar mejor la incorporación.

Aquí comienza el onboarding.

Antes del primer día, pueden comunicarse aspectos como:

• Horario y lugar de incorporación.
• Persona de contacto.
• Documentación necesaria.
• Organización del primer día.
• Herramientas o equipos que recibirá.
• Presentación del equipo.
• Primeras etapas del proceso de integración.

Una transición bien organizada ayuda a mantener la confianza construida durante la selección y facilita la integración del nuevo empleado.

Herramientas para mejorar la comunicación con los candidatos

A medida que aumenta el volumen de candidaturas, mantener una comunicación individual con cada candidato puede convertirse en un desafío.

El problema no suele ser la falta de voluntad del equipo de RRHH, sino la cantidad de tareas que debe gestionar simultáneamente.

Por eso, combinar diferentes canales dentro de una estrategia centralizada permite mantener una comunicación más constante sin multiplicar las tareas administrativas.

Career site

La comunicación comienza incluso antes de que exista una candidatura.

El career site o sitio de empleo permite presentar la empresa como empleadora y centralizar las oportunidades disponibles.

Además de mostrar las vacantes, puede utilizarse para comunicar:

• La cultura de la empresa.
• Sus valores.
• El entorno de trabajo.
• Testimonios de empleados.
• Información sobre los equipos.
• Beneficios.
• El proceso de selección.

De esta forma, el candidato puede conocer mejor la organización antes de decidir si quiere presentar su candidatura.

Un career site bien estructurado no funciona únicamente como un listado de vacantes, sino también como un escaparate de la marca empleadora.

Email de reclutamiento

El correo electrónico continúa siendo uno de los principales canales de comunicación durante los procesos de selección.

Puede utilizarse para confirmar candidaturas, organizar entrevistas, comunicar cambios o informar sobre decisiones.

El reto aparece cuando el equipo debe enviar cientos de mensajes.

En este contexto, las plantillas y automatizaciones permiten reducir tareas repetitivas.

Con Beetween, por ejemplo, es posible utilizar plantillas, variables de personalización y determinados correos automáticos para mantener informados a los candidatos durante las diferentes etapas del proceso.

Automatizar no significa necesariamente despersonalizar.

Una buena estrategia consiste en automatizar las comunicaciones repetitivas y reservar la interacción directa para aquellos momentos donde el componente humano aporta mayor valor.

SMS

El SMS puede ser especialmente útil para comunicaciones breves que requieren rapidez.

Por ejemplo:

• Recordatorios de entrevistas.
• Cambios de horario.
• Confirmaciones.
• Información práctica.
• Avisos relacionados con el proceso.

Su principal ventaja es la inmediatez.

Beetween integra funcionalidades de envío de SMS que permiten a los reclutadores comunicar determinada información directamente desde el entorno de gestión de candidaturas.

No obstante, conviene reservar este canal para mensajes adecuados a su formato: breves, claros y relevantes.

WhatsApp

WhatsApp también puede convertirse en un canal útil para determinados procesos de selección.

Su carácter inmediato facilita intercambios rápidos con los candidatos y puede utilizarse para resolver dudas, compartir información práctica o realizar determinados seguimientos.

Sin embargo, al tratarse de un canal más personal, es importante utilizarlo con criterio.

La empresa debería establecer claramente cuándo se utiliza, con qué finalidad y respetar las preferencias del candidato respecto a los canales de comunicación.

Entrevistas por vídeo

Las entrevistas por vídeo permiten ampliar las posibilidades de comunicación cuando candidato y reclutador no pueden reunirse físicamente.

Existen principalmente dos modalidades.

Videoconferencia en directo: permite mantener una entrevista a distancia en tiempo real e incorporar a otras personas del equipo cuando sea necesario.

Vídeo diferido: el candidato recibe una serie de preguntas y graba sus respuestas para que el equipo pueda revisarlas posteriormente.

Cada formato responde a necesidades diferentes.

La videoconferencia facilita una conversación directa, mientras que el vídeo diferido puede utilizarse en determinadas fases de preselección cuando existe un volumen elevado de candidaturas.

En ambos casos, es importante proporcionar instrucciones claras para que la herramienta no se convierta en una barrera adicional para el candidato.

Formularios y evaluaciones

Los formularios y pruebas también forman parte de la comunicación durante el reclutamiento.

Permiten recopilar información complementaria y ayudar al candidato a comprender mejor determinadas expectativas del puesto.

Sin embargo, deberían utilizarse únicamente cuando aportan información relevante para la selección.

Un formulario excesivamente largo o una prueba que no guarda relación directa con las competencias necesarias puede perjudicar la experiencia del candidato.

Beetween permite integrar cuestionarios y evaluaciones de candidatos mediante soluciones especializadas como Central Test, según las necesidades del proceso.

Cómo un ATS ayuda a centralizar la comunicación con candidatos

El verdadero desafío de la comunicación aparece cuando el equipo de RRHH gestiona múltiples vacantes, diferentes reclutadores y un gran volumen de candidaturas simultáneamente.

En estas situaciones, utilizar herramientas independientes para correos, entrevistas, notas y seguimiento puede provocar que la información quede dispersa.

Un ATS permite centralizar gran parte del proceso.

Seguimiento de candidaturas: permite conocer en qué etapa se encuentra cada candidato y qué acciones están pendientes.

Centralización de la información: los diferentes miembros del equipo pueden acceder al historial y a la información relevante de cada candidatura.

Automatización de comunicaciones: determinados mensajes pueden asociarse a etapas concretas para evitar que los candidatos pasen largos periodos sin información.

Personalización: las plantillas y variables permiten automatizar determinados intercambios manteniendo información específica sobre el candidato o la vacante.

Coordinación del equipo: disponer de un único espacio facilita que diferentes reclutadores compartan información y reduzcan errores o comunicaciones duplicadas.

Un software ATS como Beetween permite reunir diferentes herramientas de gestión y comunicación dentro de un mismo entorno.

El objetivo de la automatización no debería ser eliminar la relación entre reclutador y candidato, sino reducir las tareas repetitivas para dedicar más tiempo a aquellas interacciones donde el componente humano resulta realmente importante.

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