¿Cómo comunicarse con los candidatos de manera eficaz?

En línea en lunes 17, junio 2024

Actualizado el miércoles 19 junio 2024

By Alejandro, Responsable de contenidos

Etapas y herramientas para comunicarse con los candidatos

En un momento en el que la marca empleadora y la experiencia del candidato pueden marcar la diferencia en el reclutamiento, mejorar la comunicación con el candidato es fundamental. Saber comunicarse (bien) es la mejor manera de «ganar» en talento. Pero cuidado: una buena comunicación con el candidato se evalúa a lo largo del tiempo y, por lo tanto, debe ser estudiada y trabajada durante todo el proceso de reclutamiento. Entonces, ¿cómo comunicarse con los candidatos? Un pequeño panorama de la comunicación con el candidato y los buenos hábitos a adoptar para salir victorioso en la carrera por el talento.

Introducción: relaciones con los candidatos y comunicación con los candidatos

Aunque parezca evidente, ¿qué es realmente la relación candidato? La respuesta puede parecer obvia, y, sin embargo… En Beetween, tenemos nuestra propia definición. En primer lugar, distinguimos entre la relación candidato, la experiencia del candidato y el recorrido del candidato, que forman parte de la experiencia de Reclutamiento.

• El recorrido del candidato o Candidate Journey está formado por todas las etapas del proceso que debe atravesar el candidato, desde la intención de presentar su candidatura hasta la contratación (Evolución).
• La experiencia del candidato define todas las emociones y percepciones del candidato sobre el proceso de Reclutamiento propuesto por el empleador. (Emociones)
• La relación con el candidato se refiere a todos los puntos de intercambio entre el empresario y el candidato. (Comunicación)

Así es como empiezas a ver la importancia de la comunicación en el Reclutamiento. Comunicarse eficazmente con los candidatos no consiste sólo en proporcionar una experiencia positiva a lo largo del proceso de Reclutamiento. Se trata de crear una verdadera relación humana…! Construyendo esta relación de confianza, que va más allá de una simple necesidad (necesidad de un empleo/necesidad de competencias), puedes mantener el vínculo con los candidatos y fidelizarlos, de manera a que se sientan menos atraídos por la competencia o compartan sus experiencias negativas. Porque en la era digital…, ¡los candidatos comunican todo! Y si están decepcionados por su experiencia como candidatos, no dudarán en compartirla con su entorno, o con su red personal o profesional.

Más info:

Convertir a los talentos con una experiencia de candidato positiva

La relación con el candidato vista por los talentos

Sabemos que la calidad de la relación con el candidato es esencial para el éxito del Reclutamiento. Pero, ¿qué es una relación candidato «de calidad»? Empecemos analizando lo que sería una relación con el candidato «decepcionante» para los candidatos.
Según un Barómetro de Búsqueda de Empleo 2020 publicado por MeteoJob, el 59% de los candidatos considera que el proceso de reclutamiento es demasiado largo si dura más de 3 semanas. En Francia, la duración media del proceso de contratación es de entre 3 y 5 semanas… Eso ya es un tiempo relativamente largo, ¡pero puede llegar a 10 semanas para el 15% de los empresarios!
Además del tiempo que se tarda en tramitar las candidaturas, los candidatos tienen grandes expectativas en cuanto a la comunicación con los candidatos durante el Reclutamiento. Así lo demuestra el barómetro sobre las relaciones con los candidatos publicado por Yaggo. Según el barómetro, el 27% de los candidatos afirman que no reciben acuse de recibo de su candidatura, y en el 56% de los casos, ¡los candidatos que solicitan una vacante ni siquiera tienen noticias de los reclutadores!

Al final, ¡un 83% de los candidatos no tienen ningún contacto directo o indirecto con los reclutadores después de enviar su candidatura!

El impacto de una comunicación inadecuada con los candidatos

Estas cifras hablan por sí solas: es esencial que las empresas optimicen su comunicación candidato para satisfacer las expectativas de los mismos y motivarles a quedarse durante todo el proceso de reclutamiento, ¡e incluso después! De hecho, descuidar la comunicación con los candidatos puede tener consecuencias a varios niveles para la empresa. Por ejemplo, ¡un estudio de Gartner ha demostrado que un tercio de los candidatos estaría dispuesto a boicotear una marca tras una mala experiencia en su proceso de Reclutamiento! Por tanto, una mala comunicación con los talentos puede repercutir en tu employer branding, ¡e incluso en las ventas de tus productos o servicios!
Sin embargo, una buena gestión de la comunicación con los candidatos únicamente es posible si el responsable de reclutamiento consigue dedicar tiempo a esta tarea específica. Al mismo tiempo, debe dejar algo de «margen de maniobra» para ocuparse de las limitaciones operativas y los procedimientos administrativos que conlleva la gestión de las candidaturas.

Entonces, ¿cómo comunicarse eficazmente con los candidatos?

Las 5 etapas de la comunicación con los candidatos

Antes de definir cómo comunicarte con los candidatos, primero tenemos que identificar dónde y cuándo necesitas comunicarte. Como hemos visto antes, el proceso de reclutamiento consta de varias etapas, que son más o menos visibles para los candidatos (y más o menos largas…). Aunque las etapas pueden variar en función de tu organización, hay una regla que debes respetar sea cual sea el caso: responde a todos los candidatos, en cada etapa del proceso de Reclutamiento, esto permitirá personalizar la relación con el candidato

1. La oferta de empleo

Tendemos a olvidarlo, pero la oferta de trabajo es a menudo la primera interacción que un candidato tiene con un empresario. Si un candidato solicita un empleo, es porque se ha sentido atraído por tu empresa y tu oferta de trabajo. Para animarles a presentarse, debes tener cuidado al redactar tus anuncios de empleo. Por desgracia, hay innumerables anuncios de empleo que incluyen un párrafo de presentación de la empresa idéntico para todos los anuncios, aunque correspondan a puestos diferentes. Esto es comprensible, pero el éxito en la comunicación con los candidatos también implica adaptar y personalizar tu oferta para facilitar que los candidatos se vean a sí mismos en su posible futuro puesto de trabajo.

2. Confirmación de la recepción de una candidatura

¿Has recibido una candidatura tras la publicación de un anuncio de empleo? Lo primero que debes hacer es acusar recibo de la candidatura. Ya sea por correo electrónico, SMS, WhatsApp conversación telefónica, paloma mensajera… Es importante que tus métodos de comunicación con los candidatos se adapten a tu organización. Pero es aún más importante informar y tranquilizar a los candidatos.
Solicitar un empleo, un programa de formación en alternancia o incluso unas prácticas no es tarea fácil. Para el 59% de los solicitantes, es incluso una fuente importante de estrés. Por no mencionar el hecho de que mientras un candidato dedica una media de 2 horas a su candidatura, el seleccionador dedica una media de 53 segundos a cada candidatura. Certificar que una candidatura se ha recibido correctamente te permitirá:

• Diferenciarte de los competidores que no lo hacen
• Mostrar a los candidatos que has recibido y considerado sus perfiles.
• De este modo, podrás retener a los candidatos seleccionados en el proceso de Reclutamiento.

Y recuerda que los candidatos comunican y comparten las experiencias de sus procesos de selección. Si quieres evitar comentarios negativos sobre tu empresa, tu employer branding o los valores de tu empresa, es muy importante responder a los candidatos no seleccionados.

«¡Más vale una mala noticia que ninguna!»

3. El dossier de seguimiento de la candidatura

Una vez que un candidato se ha integrado en un proceso de Reclutamiento, asegúrate de mantener la comunicación con el candidato en cada fase del proceso de Reclutamiento. Hay una forma sencilla de hacerlo: el expediente de seguimiento del candidato. El principio es sencillo: proporcionas a los candidatos un medio para ver el estado de su candidatura en el proceso de Reclutamiento. Puede adoptar la forma de un simple documento que actualizas y envías a los candidatos, una página web interactiva, un intercambio de correos electrónicos, etc.
El dossier de candidatura te permite desarrollar una comunicación eficaz y regular con los candidatos para mantenerlos en el proceso de Reclutamiento, pero también es una forma eficaz de seguir el progreso de los candidatos en tus procesos de Reclutamiento. Así te resultará más fácil abrirte camino entre la masa de candidaturas y, por ejemplo, contactar con un talento en el momento justo.

4. La entrevista de trabajo

¿Has creado tu shortlist de candidatos? ¡Ha llegado la hora de la entrevista! Cuando nos preguntan cómo comunicarnos con los candidatos, rara vez sale a colación la entrevista de trabajo. Un ejercicio bastante clásico e imparable, este elemento básico del Reclutamiento no siempre se cuestiona. Por ejemplo, muchos candidatos siguen escuchando la pregunta «¿Dónde te ves dentro de 10 años?», una pregunta que puede parecer incongruente en esta época de reciclaje profesional, sentido del trabajo y milenials que cuestionan el principio de una «carrera profesional». Sin embargo, la entrevista de trabajo está en el centro de la comunicación con los candidatos. Es EL punto en el que los reclutadores y los talentos se encuentran y hablan. Y su formato evoluciona constantemente. Recientemente, las entrevistas a distancia por videoconferencia se han hecho cada vez más populares a raíz de la pandemia.

Por lo tanto, si quieres conseguir una buena comunicación con los candidatos de tu empresa, no pases por alto las necesidades y aspiraciones de los candidatos en el momento de la entrevista de trabajo. Si no pueden estar físicamente presentes en la fecha prevista, ofréceles una entrevista a distancia. Si, por el contrario, desean conocer a sus posibles futuros colegas, no olvides el aspecto humano de la entrevista.

El método STAR para realizar una entrevista de trabajo

5. Contratación

Ya está, has encontrado y contratado a la joya rara. ¡Enhorabuena! Pero si tu candidato se convierte en empleado, ¡eso no significa que la comunicación con el candidato se detenga! Un estudio publicado por LinkedIn muestra que el 22% de los nuevos contratados piensan en dejar su trabajo a los 45 días de ser contratados. Entonces, ¿cómo te comunicas con los nuevos contratados para fidelizarlos una vez firmado el contrato? Este es el principio en el que se basa el onboarding, que reúne todas las acciones puestas en marcha para garantizar que un nuevo contratado se integre eficazmente en la empresa.

Más información sobre el onboarding

Las herramientas para la comunicación con el candidato

Ha llegado el momento que todos esperábamos… Sabemos por qué comunicarnos con los candidatos. Sabemos cuándo comunicarnos con los candidatos. Ahora es el momento de responder al título de este artículo:

¿Cómo te comunicas con los candidatos?

Hay muchas formas de hacerlo. No es de extrañar: el correo electrónico y las herramientas de videoconferencia se utilizan mucho hoy en día. Por otra parte, utilizarlas por separado puede llevar mucho tiempo… Por el contrario, si las combinas en un paquete de software de Reclutamiento, ¡ahorrarás tiempo! Veamos cómo un software ATS como Beetween te permite optimizar tus relaciones con los candidatos gracias a potentes herramientas centralizadas de comunicación con los candidatos.

El career site

El 83% de las personas que buscan empleo se informan sobre una empresa antes de presentar su candidatura, y el 81% de ellos hacen su elección basándose en la información que encuentran.

Ya hemos hablado de esto antes: la experiencia del candidato empieza antes de la candidatura, en cuanto se publica la vacante, porque hoy en día los talentos tienen los medios para informarse sobre las empresas que están Reclutando antes de presentar su candidatura. ¡Más vale que se lo pongamos fácil! El career site es a menudo la primera interacción que un candidato potencial tiene con tu empresa. Su función es ofrecer un portal de tu empresa claramente identificado y, sobre todo, lo suficientemente atractivo como para retener y atraer a los candidatos que lo visiten. La historia de la empresa, los valores, los testimonios de los empleados… ¡son sólo algunos de los elementos que debes destacar para atraer hacia ti a los talentos! Con un sitio de empleo, además de centralizar todas tus ofertas de trabajo, puedes crear un verdadero escaparate de tu employer branding.

Más información sobre los career sites de Beetween

E-mail de Reclutamiento

Con el objetivo de automatizar al máximo los intercambios con tus candidatos, para que puedas ahorrar tiempo preservando el lado humano del Reclutamiento, nuestro software ATS incorpora funcionalidades personalizables de intercambio y comunicación, incluido el correo electrónico. Con Beetween puedes:

• Enviar un correo electrónico de reclutamiento personalizado a una o varias personas
• Utilizar plantillas o programar correos electrónicos automáticos (por ejemplo, confirmaciones de la recepción de candidaturas).
• En función de tus necesidades, puedes utilizar variables de correo electrónico y personalizarlas automáticamente.

Esto significa que puedes mantener una comunicación personalizada y privilegiada con tus talentos en cada etapa del proceso de Reclutamiento, ¡a la vez que ahorras una cantidad considerable de tiempo en el procesamiento de las candidaturas!

Reclutamiento a través de SMS

El Reclutamiento por SMS es ahora una parte esencial del proceso de contratación, entre otras cosas porque es instantáneo. El candidato que recibe el mensaje de texto es informado al instante (o casi al instante) de la información que quieres transmitirle (día y hora de la entrevista de trabajo, nueva vacante disponible, etc.). Rápidos, sencillos y concisos, los mensajes de texto llevan muy poco tiempo y garantizan que los candidatos reciban la información. Además, esta solución te permite mantener tus costes bajo control. Como el precio de esta funcionalidad está directamente vinculado al volumen enviado, sólo pagas por el número de SMS enviados.
Otra ventaja es que te permite cultivar la relación con el candidato estableciendo una comunicación estrecha entre tú y los talentos. En efecto, el SMS sigue siendo un formato de comunicación vinculado al ámbito íntimo. Utilizado correctamente, te permitirá crear una verdadera relación de confianza con tus futuros reclutas.

Accesible, ahorra tiempo, es fácil de usar, facilita los intercambios entre reclutadores y reclutados, ¡el SMS de reclutamiento lo tiene todo! Por eso en Beetween hemos integrado un módulo de envío masivo de SMS en nuestro ATS. Con un solo clic, desde tu panel de control Beetween, puedes informar rápida y fácilmente a tus candidatos del progreso de su Reclutamiento, lo que es esencial para garantizar una comunicación óptima con ellos.

WhatsApp

El uso de WhatsApp en el reclutamiento ofrece numerosas ventajas para los reclutadores, como la agilización de la comunicación con los candidatos, permitiendo respuestas rápidas y eficaces. Además, facilita el envío y recepción de documentos, entrevistas preliminares y el seguimiento del proceso de selección de manera más personal y directa. WhatsApp también mejora la accesibilidad, ya que la mayoría de las personas utilizan la aplicación a diario, lo que aumenta la tasa de respuesta y el compromiso de los candidatos.

Video entrevistas

Como hemos mencionado en varias ocasiones, el vídeo también se ha convertido en una herramienta de Reclutamiento esencial. Con Beetween, tienes dos opciones en lo que respecta al Reclutamiento por vídeo.

1. La entrevista por videoconferencia: habla con tu candidato al instante, y puedes invitar a la videoconferencia a otros candidatos o a determinados colegas, como mánagers. ¡Y no hace falta desplazarse! Esto ahorra un tiempo y un dinero preciosos, y es una forma eficaz de evitar que se prolonguen las entrevistas debido a atascos de tráfico o dificultades relacionadas con la zona geográfica tanto del candidato como del reclutador.
2. Vídeo  diferido una solución ya preparada (¡y rápida!) para preseleccionar candidatos. El concepto es sencillo: elabora una lista de preguntas para el candidato, que recibe una invitación para responderlas en línea y en vídeo. ¡Lo único que tienes que hacer es ver las respuestas! Con las entrevistas de vídeo en diferido, no hay necesidad de dar tiempo al candidato para pensar. Han tenido tiempo de sobra para pensar sus respuestas antes de que se grabe el vídeo.

Más información sobre las entrevistas en vídeo

El formulario de candidatura

¿Enviar un formulario o un test a los talentos forma parte de la comunicación con el candidato? La respuesta es sí. El mayor problema de un candidato es comprender el puesto que se le ofrece y las expectativas del empresario. Un test, o más sencillamente un formulario para candidatos, permite a los aspirantes proyectarse más claramente en las expectativas del futuro mánager o director, ya sea en términos de soft skills o de hard skills. Beetween pone a tu disposición cuestionarios candidatos y pruebas de Reclutamiento a través de nuestro socio Central Test.

Formularios de evaluación de candidato

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.