Mensaje de ausencia por vacaciones: guía y ejemplos para inspirarte

¡Un buen mensaje de ausencia no se improvisa!

Aunque pueda parecer un simple correo automático, este mensaje cumple varias funciones: informa de que no estás disponible, evita que tus interlocutores esperen una respuesta inmediata y permite indicar a quién deben dirigirse durante tu ausencia.

Y, ya que estamos, ¿por qué conformarse con el típico «Estoy fuera de la oficina hasta el 25 de agosto»?

Un mensaje de ausencia por vacaciones también puede reflejar tu personalidad y la cultura de tu empresa.

Eso sí: hay cierta información que nunca debería faltar.

Veamos cómo redactarlo y algunos ejemplos originales para inspirarte. 👇

¿Qué es un mensaje de ausencia y qué debe incluir?

Un mensaje de ausencia es una respuesta automática que informa a las personas que te escriben de que no estás disponible temporalmente.

Puede utilizarse durante:

• Vacaciones.
• Permisos.
• Viajes profesionales.
• Bajas.
• Formaciones.
• Periodos de desconexión.

Un buen mensaje debería responder rápidamente a tres preguntas:

¿Hasta cuándo estás ausente?

Indica claramente las fechas de tu ausencia o, al menos, la fecha aproximada de regreso.

¿Consultarás tu correo electrónico?

Puedes indicar:

«Durante este periodo no tendré acceso a mi correo electrónico».

O bien:

«Tendré acceso limitado a mi correo electrónico».

Así, la persona sabe si puede esperar una respuesta o debe buscar otra solución.

¿Con quién pueden contactar mientras tanto?

Indica el nombre de un compañero, departamento o dirección de contacto para los asuntos que no puedan esperar.

Por ejemplo:

«Para cualquier asunto urgente, puedes contactar con [nombre] en [correo electrónico]».

👉 La clave es proporcionar suficiente información sin convertir tu respuesta automática en una novela.

¿Por qué es importante configurar un mensaje de ausencia?

Transmite profesionalidad

Estamos acostumbrados a recibir respuestas relativamente rápidas a nuestros correos.

Si alguien te escribe y no sabe que estás de vacaciones, puede pasar varios días esperando una respuesta.

Y eso puede generar frustración.

Una respuesta automática informa inmediatamente de la situación y permite gestionar mejor las expectativas.

Garantiza la continuidad del trabajo

Un mensaje de ausencia también ayuda a evitar bloqueos.

Si indicas claramente quién puede encargarse de los asuntos importantes durante tus vacaciones, clientes, candidatos, proveedores o compañeros sabrán a quién dirigirse.

Esto resulta especialmente importante en puestos donde existen proyectos o procesos que continúan avanzando durante tu ausencia.

Refleja la cultura y el employer branding

Sí, incluso un mensaje automático puede transmitir algo sobre tu empresa.

Un mensaje bien redactado puede mostrar una organización:

• Cercana.
• Profesional.
• Humana.
• Organizada.
• Atenta a la desconexión de sus empleados.

Especialmente cuando te comunicas con candidatos, cada interacción puede influir en la percepción de tu employer branding.

Incluso ese pequeño mensaje que dice que estás tomando el sol en alguna playa. ☀️

Cómo programar un mensaje de ausencia en Outlook

Outlook permite configurar respuestas automáticas para informar a tus contactos durante tus vacaciones.

Configurar respuestas automáticas en Outlook

Una de las opciones habituales consiste en:

1. Acceder a Archivo → Respuestas automáticas.
2. Seleccionar Enviar respuestas automáticas.
3. Establecer las fechas de inicio y finalización.
4. Redactar el mensaje correspondiente.
5. Configurar, si procede, mensajes diferentes para contactos internos y externos.

Programar una fecha de finalización es especialmente útil.

¿Por qué?

Porque evita ese pequeño clásico de oficina:

Volver en agosto y descubrir en diciembre que tu mensaje sigue diciendo que estás de vacaciones. 😅

Método alternativo mediante reglas de Outlook

Si tu configuración de Outlook no dispone de la opción de respuestas automáticas, también puedes recurrir a reglas y plantillas.

Puedes:

1. Redactar un mensaje.
2. Guardarlo como plantilla.
3. Acceder a la gestión de reglas.
4. Crear una regla para determinados correos entrantes.
5. Configurar una respuesta utilizando la plantilla correspondiente.

Las opciones disponibles pueden variar según la versión y configuración de Outlook utilizada.

5 ejemplos de mensajes de ausencia originales

Ahora sí.

Si quieres salir del clásico «No estoy disponible», aquí tienes algunas ideas. 👇

1. Mensaje de ausencia deportivo

«¡Hola! En estos momentos estoy recorriendo las cumbres de los Pirineos durante unos días de senderismo. Estaré desconectado y volveré el [fecha]. Para cualquier asunto urgente, puedes contactar con [nombre/contacto]».

🪶 Un mensaje original que incluso puede dar ganas de ponerse las zapatillas.

2. Mensaje de ausencia geek

«ERROR 404: Colaborador no encontrado.

Estoy de vacaciones hasta el [fecha]. Para cualquier asunto urgente, puedes contactar con [nombre] en [correo electrónico]».

😂 Breve, claro y perfecto para los amantes de las bromas tecnológicas.

3. Mensaje de ausencia con humor

«Si estás leyendo esto, significa que yo estoy de vacaciones… y tú probablemente no. Mala suerte. 😎

Volveré el [fecha]. Mientras tanto, para cualquier asunto urgente puedes contactar con [nombre/contacto]».

Un poco impertinente, pero sin malicia.

Eso sí: adapta siempre el tono a tu empresa y a las personas que pueden recibir el mensaje.

4. Mensaje de ausencia cinéfilo

«¡Hola!

Me he ido a explorar una galaxia muy, muy lejana…

Volveré el [fecha].

Si tienes una misión urgente, puedes contactar con mi joven Padawan [nombre], que se encargará de ayudarte.

Mientras tanto, ¡que la fuerza te acompañe!».

🎬 Star Wars es solo una posibilidad.

Tarantino, Kubrick, Fincher… aquí manda tu cultura cinematográfica.

5. Mensaje de ausencia literario

«No hay nada urgente, solo gente con prisa.

Durante unos días me entrego a las olas y al ritmo tranquilo del verano, lejos del bullicio cotidiano.

Volveré el [fecha].

Durante mi ausencia, [nombre] garantizará la continuidad. Puedes contactar con él/ella en [correo electrónico] para cualquier asunto que no pueda esperar.

Hasta entonces, recibe mis mejores deseos».

🪶 Un poco de poesía nunca ha hecho daño a nadie.

Ejemplo de mensaje de ausencia profesional

No siempre necesitamos humor, referencias cinematográficas o poesía.

En algunos contextos, un mensaje sencillo es la mejor opción:

«Hola:

Gracias por tu mensaje.

Estaré fuera de la oficina desde el [fecha] hasta el [fecha] y durante este periodo tendré acceso limitado a mi correo electrónico.

Para cualquier asunto urgente, puedes contactar con [nombre] a través de [correo electrónico].

Responderé a tu mensaje lo antes posible a mi regreso.

Muchas gracias y un saludo».

Simple, profesional y eficaz.

Mensajes de ausencia: errores que debes evitar

Un mensaje automático también puede salir mal.

Estos son algunos errores habituales:

Dar demasiada información

No necesitas explicar toda la organización de tu empresa.

Evita mensajes como:

«Para facturas, contacta con Sofía; para presupuestos, con Marcos; para RRHH, con Laura; para contratos, con Pablo…».

Si necesitas incluir demasiados contactos, quizá sea mejor proporcionar una dirección general.

No indicar cuándo regresarás

El destinatario necesita saber cuándo puede esperar una respuesta.

Siempre que sea posible, incluye una fecha.

Utilizar demasiado humor

Un mensaje divertido puede funcionar perfectamente dentro de tu equipo.

Pero recuerda que también podría recibirlo un cliente, proveedor o candidato.

Adapta el tono a tus interlocutores.

No respetar realmente tu desconexión

Si dices que no tendrás acceso al correo, intenta que sea verdad.

Configurar correctamente la continuidad del trabajo permite desconectar sin tener que revisar constantemente la bandeja de entrada.

Olvidar desactivar la respuesta automática

El gran clásico.

Nada transmite mejor el espíritu navideño que recibir el 15 de diciembre:

«Estoy de vacaciones hasta el 25 de agosto». 😅

Mensaje de ausencia y employer branding: ¿qué relación tienen?

Puede parecer un detalle insignificante, pero la comunicación cotidiana también forma parte de la imagen de una empresa.

Esto es especialmente cierto en RRHH.

Imagina que un candidato escribe a su recruiter después de una entrevista.

El recruiter está de vacaciones durante dos semanas y no existe ninguna respuesta automática.

El candidato puede pensar:

«¿Me han descartado?»

«¿Han recibido mi mensaje?»

«¿El proceso sigue abierto?»

Una simple respuesta automática puede evitar esta incertidumbre.

Por eso, cuidar estos pequeños puntos de contacto contribuye a mantener una experiencia del candidato coherente y profesional.

Beetween: mantener la continuidad del reclutamiento durante las vacaciones

Las vacaciones de un recruiter no deberían significar que las candidaturas queden paralizadas.

Especialmente cuando existen varios miembros del equipo implicados en un proceso de selección.

Con un ATS como Beetween, la información relacionada con las candidaturas se centraliza dentro de un mismo entorno, facilitando la colaboración y el seguimiento por parte del equipo.

Esto permite:

• Centralizar la información de los candidatos.
• Consultar el historial de las candidaturas.
• Compartir información entre recruiters y Hiring Managers.
• Facilitar el seguimiento de los procesos.
• Mantener una visión común sobre el avance de las candidaturas.
• Evitar que información importante quede únicamente en el correo de una persona.

De esta forma, si un recruiter está disfrutando de unas merecidas vacaciones, el resto del equipo puede disponer de la información necesaria para mantener la continuidad del proceso.

👉 Porque desconectar durante las vacaciones es mucho más fácil cuando sabes que tus procesos de reclutamiento están correctamente organizados.

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