¿Qué es un CRM de reclutamiento y por qué utilizarlo?

Atraer a un candidato es solo el principio.

En un mercado laboral competitivo, los equipos de Recursos Humanos también necesitan construir y mantener relaciones con el talento a lo largo del tiempo.

Un candidato que hoy no encaja en una vacante puede convertirse en el perfil perfecto dentro de unos meses.

¿El problema? Cuando existen cientos o miles de perfiles en una base de datos, mantener una relación personalizada con cada candidato puede resultar complicado.

Aquí entra en juego el CRM de reclutamiento.

Estas herramientas permiten centralizar información, organizar contactos, crear pools de talento y realizar un seguimiento de las interacciones con candidatos.

Pero ¿qué es exactamente un CRM aplicado al reclutamiento y qué diferencias existen entre un CRM y un ATS?

¿Qué es un CRM de reclutamiento?

CRM son las siglas de Customer Relationship Management, un concepto tradicionalmente asociado a la gestión de las relaciones con los clientes.

En reclutamiento, esta lógica se traslada a la relación con los candidatos.

Por eso, también podemos hablar de Candidate Relationship Management.

Un CRM de reclutamiento es una herramienta que permite organizar, gestionar y desarrollar las relaciones con candidatos actuales o potenciales.

En lugar de limitarse a almacenar currículums, ayuda a construir una base de talento que puede activarse cuando aparece una nueva necesidad de contratación.

Entre otras cosas, un CRM puede permitir:

• Centralizar información sobre candidatos.
• Registrar interacciones.
• Segmentar perfiles.
• Crear pools de talento.
• Realizar acciones de nurturing.
• Mantener el contacto con candidatos potenciales.
• Buscar perfiles según diferentes criterios.
• Crear campañas dirigidas a determinados grupos.

El objetivo es sencillo: transformar una base de candidatos en una auténtica red de talento.

¿Para qué sirve un CRM en Recursos Humanos?

Los reclutadores trabajan continuamente con relaciones.

Contactan con candidatos, realizan entrevistas, envían mensajes, mantienen conversaciones con perfiles pasivos y vuelven a contactar con antiguos candidatos cuando aparece una nueva oportunidad.

Sin una herramienta adecuada, toda esa información puede quedar repartida entre correos electrónicos, hojas de cálculo, LinkedIn o notas internas.

Un CRM permite estructurar estas interacciones.

Por ejemplo, puedes identificar un grupo de candidatos con determinadas competencias y contactar con ellos cuando se abra una vacante relacionada.

También puedes mantener una relación con candidatos que todavía no están buscando activamente un nuevo empleo.

Esta estrategia permite pasar de un reclutamiento exclusivamente reactivo —buscar candidatos cuando aparece una vacante— a una lógica más proactiva de talent acquisition.

Principales ventajas de un CRM de reclutamiento

Utilizar un CRM puede aportar diferentes beneficios a los equipos de selección.

Centralizar la información de los candidatos

Una de sus principales ventajas es disponer de la información en un único lugar.

Los reclutadores pueden consultar datos sobre los perfiles, revisar interacciones anteriores y conocer el historial de la relación con cada candidato.

Esto facilita el seguimiento y reduce el riesgo de perder información relevante.

Personalizar la relación con los candidatos

No todos los candidatos están en el mismo momento de su trayectoria profesional.

Algunos están buscando activamente empleo.

Otros están abiertos a escuchar oportunidades.

Y algunos pueden no estar interesados actualmente, pero sí dentro de unos meses.

Un CRM permite segmentar estos perfiles y adaptar las comunicaciones.

La consecuencia es una experiencia más personalizada y una relación más sólida con el talento.

Automatizar y optimizar los procesos

La automatización puede ayudar a reducir determinadas tareas repetitivas relacionadas con la gestión de candidatos.

Por ejemplo, es posible organizar campañas, programar acciones o estructurar diferentes etapas de seguimiento.

Esto permite que los reclutadores dediquen más tiempo a actividades donde la interacción humana aporta mayor valor.

Crear y gestionar pools de talento

Un buen candidato no deja de ser interesante simplemente porque otra persona haya sido contratada.

Sin embargo, muchas empresas vuelven a empezar la búsqueda desde cero cada vez que aparece una vacante.

Un CRM permite crear pools de talento organizados por criterios como:

• Competencias.
• Experiencia.
• Ubicación.
• Sector.
• Puesto.
• Disponibilidad.
• Intereses profesionales.

Cuando surge una nueva necesidad, el equipo puede consultar primero su propia base de candidatos.

Mejorar la experiencia del candidato

Mantener una comunicación regular y personalizada también contribuye a mejorar la experiencia del candidato.

Incluso cuando una persona no es seleccionada inmediatamente, la empresa puede mantener la relación para futuras oportunidades.

Esta atención puede contribuir a reforzar el employer branding y la percepción que los profesionales tienen de la organización.

CRM y ATS: ¿cuál es la diferencia?

Aunque están relacionados, un CRM de reclutamiento y un ATS no cumplen exactamente la misma función.

Un ATS (Applicant Tracking System) está principalmente orientado a gestionar los procesos de selección.

Permite realizar acciones como:

• Publicar ofertas.
• Recibir candidaturas.
• Gestionar currículums.
• Organizar las diferentes etapas de selección.
• Evaluar candidatos.
• Colaborar con Hiring Managers.
• Realizar el seguimiento de cada candidatura.

El CRM, en cambio, pone mayor énfasis en la relación con el talento a medio y largo plazo.

Podríamos resumirlo así:

ATS = gestionar candidaturas y procesos de selección.

CRM = gestionar y desarrollar relaciones con candidatos y talento potencial.

Ambas herramientas son complementarias.

Cuando CRM y ATS están integrados, los equipos pueden gestionar tanto las contrataciones actuales como las relaciones con los candidatos que podrían incorporarse en el futuro.

¿Quién puede utilizar un CRM de reclutamiento?

Un CRM puede resultar especialmente interesante para organizaciones que gestionan grandes volúmenes de candidatos o necesitan mantener relaciones a largo plazo con determinados perfiles.

Por ejemplo:

• Departamentos de Recursos Humanos.
• Agencias de selección.
• Empresas de trabajo temporal.
• Consultoras.
• Empresas de outsourcing.
• Empresas de headhunting.
• Empresas de servicios digitales y TI.

Para las agencias y consultoras aparece, además, otra necesidad: gestionar no solo candidatos, sino también clientes, prospectos, contactos y contratos.

Aquí es donde un CRM integrado en el software de reclutamiento puede aportar todavía más valor.

El CRM de Beetween integrado en el ATS

Beetween incorpora un módulo CRM directamente dentro de su plataforma ATS.

El objetivo es permitir que determinados equipos de reclutamiento puedan gestionar tanto la información relacionada con candidatos como sus relaciones comerciales desde un mismo entorno.

El CRM de Beetween se estructura principalmente alrededor de tres elementos:

Gestión de clientes

Permite centralizar información relacionada con cada cliente, como:

• Nombre del cliente.
• Sector de actividad.
• Tipo de cliente.
• Estado: activo, archivado o prospecto.
• Número de encargos actuales.
• Información asociada a la relación comercial.

Gestión de contactos

También permite almacenar información sobre las personas relacionadas con cada empresa:

• Nombre y apellidos.
• Cargo.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Información relevante para el seguimiento.

Gestión de contratos

El módulo permite igualmente organizar los contratos asociados a los clientes.

Por ejemplo:

• Nombre del contrato.
• Estado.
• Fecha de inicio.
• Fecha de finalización.
• Cliente asociado.

De esta forma, la información comercial y la información relacionada con el reclutamiento pueden gestionarse desde un mismo ecosistema.

¿Qué puedes hacer con el CRM de Beetween?

El CRM de Beetween permite ampliar la gestión tradicional de candidaturas incorporando funcionalidades orientadas a clientes y prospectos.

Entre otras posibilidades, puedes:

• Centralizar candidatos, clientes y prospectos dentro del ATS.
• Identificar clientes y prospectos.
• Buscar prospectos por sector de actividad.
• Buscar empresas según su ubicación geográfica.
• Registrar llamadas, correos electrónicos y reuniones.
• Gestionar contactos.
• Realizar el seguimiento de contratos.
• Relacionar oportunidades comerciales con candidatos.
• Enviar perfiles a clientes o prospectos directamente desde el ATS.

Esta última funcionalidad puede resultar especialmente interesante para agencias de selección o empresas de trabajo temporal.

Por ejemplo, si tienes un candidato cualificado disponible, puedes localizar empresas potencialmente interesadas en ese perfil y presentarlo sin tener que abandonar la plataforma.

¿Por qué integrar CRM y ATS en una misma plataforma?

Cuando CRM y ATS funcionan por separado, los equipos pueden acabar trabajando con información repartida entre diferentes herramientas.

Una plataforma integrada permite conectar ambos mundos.

Por un lado, el ATS ayuda a gestionar las candidaturas y los procesos de selección.

Por otro, el CRM facilita la gestión de relaciones con candidatos, clientes y prospectos.

Esto puede proporcionar una visión más completa de la actividad y reducir la necesidad de duplicar información entre diferentes sistemas.

Para las agencias de reclutamiento, consultoras y empresas de trabajo temporal, esta integración puede resultar especialmente relevante.

Un mismo entorno permite relacionar tres elementos esenciales:

candidatos + oportunidades + clientes.

En definitiva, un CRM de reclutamiento no debería entenderse simplemente como una base de datos.

Es una herramienta para estructurar y desarrollar relaciones.

Y en un mercado donde encontrar determinados perfiles resulta cada vez más complicado, mantener una buena relación con el talento puede convertirse en una ventaja competitiva.

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