Convocatoria a una entrevista de trabajo: modelos, ejemplos y consejos para reclutar eficazmente

Una convocatoria a una entrevista de trabajo es mucho más que un simple mensaje para fijar una fecha. Es el primer contacto real entre la empresa y el candidato después de recibir su candidatura, y puede influir directamente en la experiencia del candidato, la tasa de asistencia a las entrevistas y la imagen de marca empleadora.

Convocatoria a una entrevista de trabajo: lo esencial que debes saber

Para que una convocatoria sea eficaz, debe incluir:

• La fecha y hora de la entrevista.
• El lugar o enlace de conexión.
• El nombre de los interlocutores.
• La duración estimada.
• Los documentos que el candidato debe preparar.
• Una solicitud de confirmación de asistencia.

Un mensaje claro y completo reduce las ausencias y transmite profesionalidad desde el primer momento.

¿Convocatoria o invitación a una entrevista de trabajo?

El término “convocatoria” sigue siendo muy utilizado en los procesos de selección. Sin embargo, cada vez más empresas prefieren hablar de “invitación a una entrevista de trabajo”.

¿Por qué importa la diferencia?

La palabra “convocatoria” puede sonar más unilateral: la empresa convoca y el candidato acude. En cambio, “invitación” transmite una relación más equilibrada y acorde con el mercado laboral actual, donde el candidato también evalúa a la empresa.

Ventajas de usar “invitación”

• Mejora la experiencia del candidato.
• Refuerza la marca empleadora.
• Genera una relación más cercana y respetuosa.
• Aumenta el compromiso del candidato con el proceso.

¿Qué debe incluir una convocatoria a una entrevista de trabajo?

Un buen mensaje debe permitir que el candidato se prepare sin necesidad de pedir información adicional.

Información imprescindible

• Puesto al que se postula el candidato.
• Nombre de la empresa.
• Fecha y hora de la entrevista.
• Duración estimada.
• Dirección exacta o enlace de videollamada.
• Nombre y cargo de las personas que participarán en la entrevista.
• Documentos o materiales que debe llevar el candidato.

Información recomendada

Para ofrecer una experiencia aún mejor, añade también:

• Breve explicación del desarrollo de la entrevista.
• Información sobre las siguientes etapas del proceso.
• Indicaciones de acceso, transporte o recepción.
• Un contacto de referencia por si surge algún problema.

Cómo redactar un correo de convocatoria a entrevista

1. Adapta el tono a tu empresa

El estilo del mensaje debe ser coherente con la cultura de la organización.

• Una empresa más tradicional puede optar por un tono formal y estructurado.
• Una startup o empresa con cultura cercana puede usar un tono más directo y cordial.

2. Personaliza el mensaje

Los correos personalizados generan más respuestas y mejor percepción de la empresa. Menciona:

• El nombre del candidato.
• El puesto concreto.
• Algún detalle relevante de su candidatura, si procede.

Modelo de convocatoria a entrevista presencial

Ejemplo de correo

Modelo de convocatoria a entrevista online

Ejemplo de correo para videollamada

Modelo de convocatoria a una segunda entrevista

Ejemplo de mensaje

Cómo reducir las ausencias a las entrevistas

Cómo reducir las ausencias a las entrevistas

Para aumentar la asistencia de los candidatos a las entrevistas, conviene aplicar algunas prácticas sencillas:

• Utiliza herramientas de reserva de citas como Calendly o los calendarios integrados en tu ATS para que el candidato elija el horario que mejor le convenga.
• Envía la convocatoria lo antes posible tras recibir o validar la candidatura. Cuanto más rápido contactes al candidato, mayores serán las probabilidades de que siga disponible e interesado.
• Solicita siempre una confirmación de asistencia. Una simple respuesta por correo permite anticipar cancelaciones y reorganizar la agenda si es necesario.
• Facilita toda la información necesaria desde el primer mensaje para evitar dudas, intercambios adicionales y posibles abandonos del proceso.
• Incluye un contacto de referencia para que el candidato pueda avisar fácilmente en caso de incidencia o retraso.

La convocatoria a una entrevista de trabajo es mucho más que un trámite administrativo. Un mensaje claro, completo y personalizado contribuye a mejorar la experiencia del candidato, reducir las ausencias y reforzar la imagen de la empresa como empleador.

Dedicar unos minutos a preparar correctamente esta comunicación puede marcar la diferencia entre perder un buen perfil o conseguir que llegue a la entrevista motivado y bien preparado

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Preguntas frecuentes

¿La convocatoria debe hacerse por escrito?

No es obligatorio legalmente. Puede hacerse por correo electrónico, teléfono o SMS. Aun así, el correo electrónico es el canal más recomendable porque deja constancia escrita y permite compartir todos los detalles fácilmente.

¿Cuánto tiempo antes debe enviarse la convocatoria?

No existe un plazo legal concreto. Lo recomendable es enviarla con varios días de antelación para que el candidato pueda organizarse adecuadamente.

¿Se puede convocar por SMS?

Sí, especialmente para una primera toma de contacto o un recordatorio. Sin embargo, el correo electrónico sigue siendo el mejor canal para enviar la información completa de la entrevista.

¿Conviene explicar cómo será la entrevista?

Sí. Indicar si será una entrevista individual, técnica, grupal o con varias personas ayuda al candidato a prepararse mejor y reduce su nivel de estrés.

¿Cómo relanzar a un candidato que no responde?

Lo ideal es enviar un correo breve y cordial pasadas 48 horas. Si no hay respuesta, puede hacerse una llamada telefónica para confirmar si sigue interesado en el proceso.