Cómo utilizar un formulario de candidatura para facilitar la criba curricular

¿Recibes decenas o incluso cientos de CV para una misma oferta?

¿Te resulta difícil analizar cada candidatura y detectar rápidamente cuáles cumplen los requisitos del puesto?

El formulario de candidatura puede convertirse en uno de tus mejores aliados para facilitar la criba curricular.

Esta herramienta permite recopilar información adicional sobre los candidatos desde las primeras etapas del proceso, comparar perfiles con mayor facilidad y reducir el tiempo dedicado a revisar candidaturas.

Pero eso no es todo.

La información recopilada también puede enriquecer tu base de candidatos y ayudarte a localizar perfiles interesantes cuando aparezcan futuras oportunidades.

Entonces, ¿cómo crear un formulario realmente eficaz?

¿Y cómo puedes integrarlo en tu proceso de selección con un ATS como Beetween?

Vamos a verlo. 👇

¿Qué es un formulario de candidatura?

Un formulario de candidatura es un cuestionario que permite recopilar información adicional de las personas que participan en un proceso de selección.

El CV contiene información fundamental.

Experiencia.

Formación.

Competencias.

Idiomas.

Pero no siempre incluye todos los datos necesarios para determinar rápidamente si una persona cumple determinados requisitos del puesto.

Por ejemplo:

¿Tiene permiso de conducir?

¿Cuál es su nivel de inglés?

¿Tiene disponibilidad para desplazarse?

¿Cuántos años de experiencia tiene utilizando una determinada herramienta?

Aquí es donde entra en juego el formulario.

👉 Permite transformar determinadas respuestas de los candidatos en información estructurada y fácilmente comparable.

Esto puede resultar especialmente útil cuando gestionas un gran volumen de candidaturas.

¿Por qué utilizar un formulario para la criba curricular?

Enviar un formulario durante las primeras etapas del proceso de selección puede aportar diferentes ventajas.

Precalificar a los candidatos

Una de las principales funciones de un formulario es facilitar la precalificación de candidatos.

Imagina que recibes 200 candidaturas para un puesto que requiere obligatoriamente un nivel B2 de inglés y permiso de conducir.

Abrir 200 CV para localizar esta información puede llevar bastante tiempo.

Con un formulario puedes preguntar directamente:

¿Cuál es tu nivel de inglés?

A1 / A2 / B1 / B2 / C1 / C2

¿Dispones de permiso de conducir?

Sí / No

De esta manera, puedes identificar rápidamente qué candidatos cumplen determinados requisitos.

👉 Menos tiempo buscando información y más tiempo analizando los perfiles realmente relevantes.

Evaluar mejor las competencias

El formulario también puede utilizarse para obtener información adicional sobre las competencias de un candidato.

Al responder desde un entorno tranquilo y sin la presión inmediata de una entrevista, el candidato dispone de tiempo para reflexionar y proporcionar respuestas más desarrolladas.

Esto puede ser especialmente útil para:

• Profundizar en determinadas experiencias.
• Conocer herramientas que domina.
• Analizar conocimientos específicos.
• Obtener información complementaria.
• Preparar mejor una futura entrevista.

Eso sí:

El formulario no sustituye la entrevista.

Es una herramienta complementaria que ayuda al reclutador a llegar a ella con más información.

Mejorar la experiencia del candidato

Un buen formulario también puede contribuir a mejorar la experiencia del candidato.

¿Por qué?

Porque las preguntas proporcionan información sobre aquello que la empresa considera importante para el puesto.

El candidato puede comprender mejor:

• Las competencias esperadas.
• Los conocimientos necesarios.
• Las condiciones del puesto.
• Las expectativas de la organización.

Además, recopilar determinada información antes de la entrevista permite dedicar el encuentro a conversaciones de mayor valor en lugar de utilizar buena parte del tiempo para comprobar datos básicos.

¿Cómo crear un formulario de candidatura eficaz?

Un formulario no debería convertirse en un interrogatorio de 45 minutos. 😅

Cuanto más largo y complicado sea, mayor será el riesgo de que los candidatos lo abandonen.

Por eso, cada pregunta debería tener una finalidad concreta.

Antes de añadirla, pregúntate:

¿Realmente necesito esta información para evaluar la candidatura?

Si la respuesta es no, probablemente puedas eliminarla.

1. Define tu Candidate Persona

Antes de redactar las preguntas, necesitas saber qué perfil buscas.

Aquí entra en juego el Candidate Persona.

En inbound recruiting, el Candidate Persona representa el perfil del candidato que quieres atraer para una determinada posición.

Puedes definir aspectos como:

• Competencias necesarias.
• Experiencia.
• Conocimientos.
• Herramientas utilizadas.
• Idiomas.
• Certificaciones.
• Movilidad.
• Requisitos específicos del puesto.

No significa buscar una persona que encaje perfectamente en una plantilla rígida.

Se trata de identificar qué criterios son realmente importantes para desempeñar correctamente el puesto.

Una vez definidos, puedes convertir algunos de ellos en preguntas dentro del formulario.

2. Elige las preguntas adecuadas

Las preguntas dependerán directamente de la información que necesites recopilar.

Por ejemplo, para un puesto internacional puede ser fundamental conocer el nivel de idiomas.

Para un puesto que implica desplazamientos, puede resultar relevante preguntar por la movilidad o determinados permisos.

Y para un perfil técnico, quizá necesites comprobar el dominio de una herramienta concreta.

👉 Cada pregunta debe estar relacionada con los requisitos profesionales del puesto.

Además, evita recopilar información personal que no sea necesaria para evaluar la candidatura.

3. Recopila información profesional complementaria

Una de las funciones más útiles del formulario es completar la información disponible en el CV.

Algunas preguntas pueden estar relacionadas con:

• Idiomas y nivel.
• Titulaciones.
• Certificaciones.
• Permiso de conducir.
• Movilidad geográfica.
• Disponibilidad.
• Experiencia profesional.
• Herramientas utilizadas.
• Formaciones específicas relacionadas con el puesto.

Esta información permite crear perfiles más completos y facilita posteriormente la búsqueda dentro de la base de candidatos.

Por ejemplo:

Hoy buscas un comercial con inglés B2.

Dentro de seis meses necesitas otro perfil similar.

Si esta información ya está estructurada dentro de tu base, podrás localizar candidatos anteriores mucho más rápidamente.

👉 La criba curricular deja así de servir únicamente para una vacante y también contribuye a construir una reserva de talento reutilizable.

4. Incorpora pruebas de aptitudes cuando sea necesario

En determinados procesos también puede ser interesante incluir preguntas destinadas a evaluar conocimientos o aptitudes específicas.

Estas pruebas suelen diseñarse con la colaboración de los responsables del puesto.

Por ejemplo, para un perfil técnico puedes plantear preguntas relacionadas con:

• Herramientas.
• Metodologías.
• Situaciones profesionales.
• Conocimientos específicos.

Antes de incorporar una prueba, habla con el Hiring Manager.

¿Es realmente necesaria?

¿Qué queremos evaluar?

¿Qué respuestas consideramos adecuadas?

👉 Una prueba útil debe medir algo relevante para el puesto, no simplemente añadir otra etapa al proceso.

¿Qué preguntas incluir en un formulario de candidatura?

No existe un formulario universal.

Las preguntas deben adaptarse a cada vacante.

Sin embargo, algunos ejemplos pueden ser:

Idiomas

¿Cuál es tu nivel de inglés?

A1 / A2 / B1 / B2 / C1 / C2

Experiencia

¿Cuántos años de experiencia tienes en un puesto similar?

Herramientas

¿Qué nivel tienes utilizando [herramienta]?

Movilidad

¿Tienes disponibilidad para desplazarte?

Ubicación

¿Dónde resides actualmente?

Certificaciones

¿Dispones de [certificación necesaria para el puesto]?

Disponibilidad

¿Cuándo podrías incorporarte?

Competencias técnicas

Describe brevemente tu experiencia con [tecnología/metodología].

Recuerda:

Las preguntas deben estar justificadas por las características del puesto y centrarse en información profesional relevante.

Cómo configurar un formulario de candidatura en Beetween

Con un ATS como Beetween, puedes integrar formularios dentro del proceso de reclutamiento y asociar las respuestas directamente a la ficha del candidato.

Esto permite que la información no quede aislada en un documento o correo electrónico.

Se incorpora directamente al perfil y puede utilizarse posteriormente para organizar y buscar candidaturas.

Crear etiquetas para organizar las respuestas

El primer paso consiste en determinar qué información quieres obtener.

Supongamos que necesitas conocer el nivel de inglés.

Puedes crear una etiqueta:

Nivel de inglés

Y establecer diferentes respuestas:

A1 / A2 / B1 / B2 / C1 / C2

Cuando el candidato responda, esta información podrá incorporarse a su ficha.

¿Para qué sirve?

Para localizar posteriormente candidatos utilizando esos criterios.

Por ejemplo:

Nivel de inglés = C1

Y obtener los perfiles que cumplen ese requisito.

Elegir el formato de las respuestas

Dependiendo de la información que quieras recopilar, las respuestas pueden utilizar diferentes formatos.

Por ejemplo:

Lista desplegable

Nivel de inglés: A1 / A2 / B1 / B2 / C1 / C2.

Numérico

¿Cuántos años de experiencia tienes?

Geolocalización

¿Dónde resides?

Texto libre

Cuéntanos brevemente tu experiencia utilizando esta herramienta.

Elegir correctamente el formato permite estructurar mejor la información y facilita posteriormente su utilización.

Activar el formulario en el proceso de selección

Una vez creado, puedes asociar el formulario al proceso correspondiente.

En Beetween, el formulario puede configurarse desde el dossier de reclutamiento.

Los formularios previamente creados estarán disponibles para seleccionarlos y utilizarlos en el proceso correspondiente.

Cuando una persona presenta su candidatura, puede recibir el formulario junto con la comunicación asociada al proceso.

Una vez completado, las respuestas se almacenan en su ficha de candidato.

De esta forma, el reclutador puede consultar información relevante sin tener que revisar manualmente cada CV.

Cómo utilizar las respuestas para mejorar la criba curricular

Aquí está una de las grandes ventajas de estructurar la información.

Imagina que tienes cientos de perfiles en tu base.

Necesitas encontrar candidatos que cumplan estos requisitos:

Inglés B2 o superior.

Permiso de conducir.

Ubicación en Madrid.

Más de tres años de experiencia.

Si esta información está correctamente registrada mediante etiquetas y campos, puedes aplicar diferentes filtros para reducir rápidamente el número de perfiles.

Así, el formulario no sirve únicamente para recopilar información.

👉 Convierte los datos de los candidatos en criterios que facilitan la búsqueda y la precalificación.

Esto puede ahorrar mucho tiempo cuando gestionas procesos con un volumen elevado de candidaturas.

Formularios de candidatura y ATS: una combinación eficaz

CV.

Formulario.

Etiquetas.

Filtros.

Base de candidatos.

Todo cobra mucho más sentido cuando la información está centralizada.

Con un ATS como Beetween, los formularios pueden formar parte del propio proceso de selección y enriquecer progresivamente la información disponible sobre los candidatos.

Esto permite:

• Precalificar perfiles.
• Completar la información de los CV.
• Comparar candidaturas.
• Utilizar filtros.
• Encontrar perfiles dentro de la base.
• Preparar mejor las entrevistas.
• Reutilizar candidaturas para futuras vacantes.

El resultado es una criba curricular más estructurada y eficiente.

Porque recibir muchos candidatos no debería significar pasar horas buscando manualmente la misma información en cientos de CV.

👉 La clave está en recopilar los datos adecuados, estructurarlos correctamente y poder encontrarlos cuando realmente los necesitas.

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