¿Cómo un software ATS te ayuda a optimizar tu reclutamiento?

En línea en viernes 04, septiembre 2020

Actualizado el viernes 17 noviembre 2023

By Alejandro, Responsable de contenidos

Todo lo que necesitas saber sobre los software ATS

¿Buscas un software ATS para optimizar tus tareas de selección? ¿Tu becario o asistente en practicas de RRHH se sorprendió de que no utilizaras una herramienta para la gestion de las candidaturas? ¿O simplemente estás harto.a de ver esas insoportables siglas «ATS» que nadie entiende lo que quieren decir rondando por tu correo electrónico?

Sean cuales sean sus motivos, ¡estás en el lugar adecuado! En este articulo respondemos a todas las preguntas que puedas tener: «¿Qué es un ATS, cómo funciona y por qué contratar con él?»

ATS: definición

La primera pregunta que nos hacen a menudo es: ¿Qué es un sistema ATS? ¿qué significan estas tres siglas? ATS son las siglas de Applicant Tracking System, que literalmente significa software de gestión de candidaturas. La gran mayoría de los programas de ATS son SaaS (Software as a Service… ¡Otra sigla!), lo que significa que se puede acceder a ellos simplemente con una conexión a Internet.
Como su nombre indica, el objetivo de una herramienta de este tipo es ayudar a los profesionales de la selección de personal en su trabajo diario: marca empleadora, búsqueda de personal, difusión de ofertas de empleo, cribas de CV, seguimiento de candidatos, reportes etc.

Sí, se puede decir que es como la caja de herramientas para los reclutadores.

Porque, efectivamente , ese es el principio de una solución ATS: acompañar a los reclutadores en su trabajo diario, desmaterializando y automatizando las tareas inherentes que consumen tiempo y aportan poco valor añadido. La idea no es en absoluto sustituir a los porfesionales de RRHH y su relación con los candidatos por un sistema de inteligencia artificial, como se puede oír. Por el contrario, los programas de reclutamiento deben permitir a los responsables de la seleccion de personal en la empresa centrarse en lo esencial: los candidatos, sus aspiraciones, sus competencias y su adecuación a las necesidades de la empresa.

¿Quién utiliza un ATS para reclutar?

Se podría decir «los que lo necesitan», pero ¿quiénes son esas personas? ¿Formas parte de ellos?

Para responder a esta pregunta, has de definir tus necesidades de reclutamiento:

• ¿Cuáles son los puntos fuertes y débiles de vuestro proceso de selección?
• ¿Cuántas personas participan?
• ¿Qué dificultades encuentras y en qué fases del proceso de selección?
• ¿Cuántas ofertas publicas al mes y cuántos CV recibís?
• ¿Qué presupuesto tenéis?
• ¿Cuál es el proceso desde la candidatura hasta la contratación?
• ¿Se cumple el RGPD?
• Etc.

Sólo entonces podrás decidir qué herramienta se adapta mejor a sus necesidades. Para algunos reclutadores, una simple hoja de cálculo Excel y una dirección de correo electrónico específica para recibir las candidaturas es todo lo que necesitan para sus proceso de selección. Para otros, una herramienta ATS es indispensable.
Hay que saber que un software ATS como Beetween es perfectamente adaptable a tus necesidades. Tomemos varios casos:

Ejemplo 1:

• El número de candidaturas que recibes se gestiona fácilmente a nivel interno.
• Por otro lado, publicas tus ofertas en varios portales de empleo. El gran número de sitios de empleo hace que pierdas mucho tiempo redactando y publicando tu anuncio de manera individual en cada sitio, ya que todos tienen sus propias reglas y especificidades.

Puede que no necesites funciones avanzadas de gestión de candidaturas, pero una herramienta de multidifusión de ofertas te ahorraría mucho tiempo.

Ejemplo 2:

• Publicas pocas ofertas
• Sin embargo, cada reclutamiento genera un gran número de candidaturas, las cuales no puedes tratar de forma eficiente. Los candidatos se dan cuenta ya que la falta de tiempo te impide responder a todos los perfiles.

En este caso, una biblioteca o base de Talentos, fácilmente explotable gracias a filtros de búsqueda y vinculada a herramientas de comunicación como el correo electrónico y los SMS, te permitiría optimizar el tratamiento de las candidaturas y mejorar así la experiencia de candidato a las personas interesadas en tus puestos.

Ejemplo 3:

• Gestionas eficazmente la difusión de tus ofertas y la gestión de las candidaturas.
• Por otra parte, la mayoría de las candidaturas recibidas no son pertinentes, no se corresponden con los requisitos de los puestos y, por tanto, te dan mucho trabajo

El problema puede ser doble: es posible que no estés publicando las ofertas en los sitios adecuados y que tu proceso de cualificación de candidatos no sea lo suficientemente eficaz. Las funciones de búsqueda de perfiles (sourcing) y las herramientas de precalificación de candidaturas, como los test de selección de personal , deberían ayudarte bastante.

Como puedes ver, las necesidades y dificultades abundan en el reclutamiento de personal. Un software ATS de RRHH, que además es adaptable como Beetween, ofrece muchas posibilidades.

¿Cómo funciona un ATS?

¡Hablemos de estas famosas posibilidades que ofrece Beetween! Un Software ATS para reclutar Beetween ofrece una amplia gama de funciones que permiten a los reclutadores centralizar las tareas de selección más comunes y, sobre todo, las que más tiempo consumen, desde la redacción de una oferta hasta la generación del contrato de trabajo, pasando por la comunicación con candidatos y empleados. Gracias a esta «versatilidad centralizada» en una única interfaz, tu jornada laboral se reduce a conectarte a Beetween por la mañana y desconectarte por la tarde antes de irte… Pero entremos más en detalle en las funciones esenciales.

Gestión de CVs

Cuando se publica un anuncio, el reclutador puede decidir incluir palabras clave en el anuncio, como área de especialización, salario, antigüedad en un puesto. A continuación, el software integrará estos parámetros y clasificará automáticamente todas las candidaturas que cumplan estos criterios en su biblioteca de CV, lo que le permitirá evitar perder el tiempo con los llamados CV «spam». Los perfiles quedarán guardados en Tu base de talentos y podrán recuperarse más adelante para una futura vacante. Por tanto, constituyen una auténtica reserva de candidatos potenciales. Después, basta con escribir una palabra clave (por ejemplo, vendedor) para encontrar automáticamente todos los CV en tu base de CVsque tengan esta mención.

El sistema ATS de Beetween le ofrece un acceso a tu biblioteca de CV, la cual recopila todos los CV recibidos. Gracias a nuestra herramienta de matching, Beetween te propone perfiles de tu base de talento que correspnden con la oferta que estas publicando.

Más información sobre la base de talentos de Beetween

Publica una oferta en varios portales de empleo a la vez, con un clic

Una de las características clave de un software ATS es la multidifusión de ofertas de empleo. En lugar de publicar manualmente una oferta de empleo en cada portal o bolsa de empleo, un software de difusión de ofertas de empleo como Beetween te permite automatizar a gran escala esta tarea, que requiere mucho tiempo. Múltiples portales de empleo, tanto generales como especializadas, están disponibles en el software de reclutamiento de Beetween. De hecho, siempre se están añadiendo nuevos, a medida que cambian las necesidades de nuestros clientes. También puede publicar sus anuncios en redes sociales, como LinkedIn.

Más información sobre la multidifusión de ofertas con Beetween

Criba y gestión de candidatos

En tercer lugar, por cada candidato que aplica a una oferta una ficha se crea automáticamente. En esta última tienes la posibilidad de añadir tus propias anotaciones. Por ejemplo, una vez recibida la candidatura y decides ponerte en contacto con el candidato, puedes tomar notas en tiempo real de las preguntas que le hagas y que complementarían la información del CV y la carta de presentación. Estos datos te proporcionarán la posibilidad de hacer búsquedas inteligentes como veremos más tarde. Para que puedas otimizar aun mejor tu selección, el software de gestión de candidaturas Beetween también te permite identificar duplicados y, si es necesario, fusionarlos.

Además, nuestra solucion Beetween  permite el parsing CVs (análisis automático de CV y creación automática de etiquetas) y el matching. De este modo, de un solo vistazo puedes hacer búsquedas por palabras clave y obtener los candidatos con la cualidades que buscas, obtener una proposición de candidatos que vayan con tu oferta, y en definitiva, acelerar tu proceso de selección.

Mas info acerca de las cribas y evaluación de candidaturas

El reclutamiento en modo colaborativo

Con el software ATS Beetween, un proceso de reclutamiento puede ser colaborativo. Con los diferentes accesos Reclutador, Manager y Administrador, puedes implicar en el proceso a todas las partes interesadas de un proceso de seleccion de tu empresa, proporcionándo diferentes accesos en función de sus funciones. De este modo, todos los implicados en el proceso podrán dar su opinión y compartir su experiencia sobre el terreno en un momento dado. Además, puedes sincronizar el software de selección de personal Beetween con tu agenda, así como con tus herramientas de gestión de proyectos como Trello.

Más información sobre el reclutamiento en modo colaborativo con Beetween

Reporting

La base de CV de Beetween clasifica los distintos dosieres e ilustra sus resultados con numerosos tableros y gráficos que se actualizan automáticamente. De este modo, podrás hacerse una idea general del rendimiento de tus diferentes reclutamientos. Se acabaron las complicadas tablas de Excel que hay que configurar y mantener. Ahora, los KPIs te permiten conocer en tiempo real el número de CV recibidos por puesto, los que se han leído, los que se han retenido o los que han sido contactados…
Esto te ofrece una visión general y cronológica del progreso de cada oferta y cada perfil. Además, tienes la posibilidad de seleccionar tu mismo el modo de visualización de sus datos estadísticos para obtener una mejor visibilidad.

Los análisis disponibles en la herramienta de gestión de candidatos también te permiten realizar un seguimiento de los candidatos y le indican qué portales de empleo responden mejor al comportamiento de los perfiles. Para ir aún más lejos, nuestro software ATS también sugiere los sitios de empleo más relevantes en función de tus candidatos objetivo.

Más información sobre las estadísticas de Beetween

Páginas corporativas de empleo o Career Sites

Al igual que los portales de empleo y las redes sociales, el Career Site suele ser la primera interacción que un candidato potencial tiene con tu empresa. Pero a diferencia de Indeed o LinkedIn, la página de empleo tiene un valor más institucional: representa tu empresa, encarna tu imagen. Su papel es, por tanto, proporcionar un portal que identifique claramente a tu empresa y, sobre todo, lo suficientemente atractivo como para retener y seducir a los candidatos que lo visitan. En este sentido, es una herramienta esencial para desarrollar tu employer branding y mejorar la visibilidad de tus ofertas.

Beetween ofrece varios servicios de creación de sitios corporativos, cada uno de los cuales responde a una necesidad específica. Abarcan desde el espacio de empleo one-page hasta una web de empleo completa y ultrapersonalizada. Sea cual sea la opción que elija, un career site diseñado por Beetween tendrá en cuenta tu carta gráfica: logotipo, colores, visuales, fotos… Elige los textos y las imágenes que decorarán su espacio de empleo, nosotros los integramos. Así podrás mantener la coherencia visual del branding de tu empresa. Además, optimizará el reconocimiento de tu marca. Y si ya dispones de una página corporativa de empleo, te ofrecemos la posibilidad de conectarlo con nuestro software ATS mediante un feed XML, lo que te permitirá multiplicar tus ofertas de empleo directamente desde Beetween.

Más información sobre los career sites de Beetween

Y mucho más…

Muchas empresas ya han optado por un ATS. Con el fin de competir en un entorno cada vez más competitivo de escasez de talentos, el uso de una herramienta de reclutamiento digital se ha convertido en una necesidad para los reclutadores y empleadores que buscan obtener los mejores talentos para hacer crecer su negocio. ¡Tú también puedes pasar al siguiente nivel en el reclutamienta digital y probar Beetween!

Descubre todas las funcionalidades de Beetween

¿Por qué utilizar un software ATS?

Ya sabemos qué es el software ATS y cómo funciona. Pero, ¿cuáles son los beneficios concretos? Hay muchos, Beetween te permite :

• Volver a situar a las personas como lo más imortante en un reclutamiento: como ya hemos dicho, el objetivo de los programas de ATS no es sustituir a los reclutadores, sino ayudarles a optimizar el transcurso de un candidato durante un proceso.
• Desmaterializar los procesos: en la era digital, imprimir y archivar CV en montones de carpetas funciona, pero está lejos de ofrecer las mismas posibilidades que un proceso de reclutamiento digitalizado y centralizado en una única interfaz. Por ejemplo:
  • Al utilizar una herramienta online centralizada y de fácil acceso, puedes colaborar más fácilmente con todos los implicados en un proceso de selección, por ejemplo, para validar las candidaturas o comunicarse con los candidatos.
  • Al eliminar los pasos de transición entre varias herramientas (por ejemplo, transferir CV de una dirección de correo electrónico a una hoja de cálculo Excel) y centralizar todos los pasos de una reclutamiento en la misma herramienta, se ahorra mucho tiempo. Se calcula que una herramienta de multidifusión puede ahorrar entre 20 y 30 minutos por oferta de empleo.
• Gestionar el rendimiento de un proceso de selección: digitalizar los procesos y centralizar los datos en una única herramienta facilita el análisis del rendimiento del reclutamiento. ¿Qué sitios de empleo son las más relevantes? ¿Cómo son tus resultados en comparación con los del año pasado? Con Beetween, puedes realizar un seguimiento de estos datos y ajustar tu estrategia de reclutamiebto en consecuencia, sin dejar de cumplir plenamente con el GDPR.

¿Cómo elegir?

¿Estás listo para optimizar tus procesos de selección con el software ATS? ¿Has realizado una búsqueda inicial en Google, pero te has visto rápidamente agobiado por la cantidad de soluciones existentes? Elegir tu ATS es quizá el paso más complejo. Las soluciones son tan numerosas como variadas: software gratuito de ATS, software especializado por sector de actividad, por tamaño de empresa o por explotación…

Para ayudar a orientarte, hemos recopilado las 7 preguntas esenciales que debe plantearse y discutir con los editores de software ATS para elegir la herramienta ideal.

¿Un último consejo? Cuando hagas tu búsqueda, ten en cuenta que la herramienta ideal… ¡es aquella que se adapta a tus necesidades! De ahí la importancia de definirlas con suficiente antelación ✨

Cómo elegir el ATS que conviene a tu empresa

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.