RGPD y software ATS: cómo garantizar el cumplimiento de la protección de datos en el reclutamiento

La protección de los datos personales se ha convertido en un aspecto esencial dentro de cualquier proceso de selección. Cada candidatura implica la recopilación y el tratamiento de información sensible, desde currículums y datos de contacto hasta evaluaciones y comunicaciones entre la empresa y los candidatos. Por este motivo, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no solo es una obligación legal, sino también una forma de generar confianza y reforzar la imagen de la organización.

En este contexto, disponer de un software ATS (Applicant Tracking System) que incorpore medidas de seguridad y funcionalidades orientadas al cumplimiento normativo facilita enormemente la gestión de los datos personales durante todo el proceso de reclutamiento.

En este artículo descubrirás qué exige el RGPD a las empresas que seleccionan talento, cuáles son las responsabilidades de un software ATS y cómo una solución como Beetween ayuda a gestionar los procesos de selección de forma segura, transparente y conforme a la normativa.

¿Por qué es importante el RGPD en los procesos de selección?

Cada vez que una empresa publica una oferta de empleo, recibe decenas o incluso cientos de candidaturas que contienen información personal. Nombres, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, experiencia profesional, formación o referencias son solo algunos de los datos que se recopilan durante un proceso de selección.

El RGPD, en vigor desde mayo de 2018 para todos los países de la Unión Europea, establece las normas que regulan cómo deben recopilarse, almacenarse, utilizarse y eliminarse estos datos personales. Su objetivo es garantizar que las organizaciones traten la información de los candidatos de forma responsable y segura.

Para los departamentos de Recursos Humanos, esto implica adaptar sus procesos para asegurar que cada tratamiento de datos cumple con los principios establecidos por la normativa.

Más allá de evitar posibles sanciones, el cumplimiento del RGPD aporta un beneficio adicional: mejora la confianza de los candidatos y fortalece la reputación de la empresa como empleador responsable.

¿Qué exige el RGPD a las empresas que reclutan?

Aunque el Reglamento General de Protección de Datos contempla numerosos aspectos, existen varios principios fundamentales que afectan directamente a los procesos de selección.

Consentimiento para el tratamiento de datos

Las empresas deben informar claramente a los candidatos sobre la finalidad con la que recopilan sus datos personales y obtener una base legal para tratarlos. Esto significa que la información no puede utilizarse para fines distintos a los comunicados inicialmente.

Además, el consentimiento debe ser libre, específico e informado cuando sea la base jurídica utilizada, y los candidatos deben poder retirarlo fácilmente.

Transparencia e información al candidato

La normativa exige que los candidatos conozcan desde el primer momento quién trata sus datos y con qué finalidad.

Por ello, durante el proceso de inscripción resulta imprescindible facilitar información como:

Identidad de la empresa responsable del tratamiento.
Datos de contacto para ejercer los derechos de protección de datos.
Finalidad del tratamiento.
Destinatarios de la información.
Tiempo de conservación de los datos.
Derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad.

Cuando esta información está integrada directamente en el formulario de candidatura o en el portal de empleo, el proceso resulta mucho más transparente tanto para la empresa como para los candidatos.

Conservación y eliminación de los datos

Otro aspecto fundamental del RGPD es que los datos personales no pueden conservarse indefinidamente.

En el ámbito del reclutamiento, las autoridades de protección de datos recomiendan establecer un periodo de conservación limitado, eliminando automáticamente la información cuando deje de ser necesaria para la finalidad con la que fue recopilada.

Gestionar manualmente esta tarea puede resultar complejo cuando una organización recibe cientos o miles de candidaturas cada año. Por ello, muchas empresas recurren a un software ATS que automatiza la conservación y eliminación de los datos conforme a las políticas definidas por la organización.

¿Qué obligaciones debe cumplir un software ATS?

Un software ATS no solo facilita la gestión de candidaturas y la automatización del reclutamiento. También desempeña un papel fundamental en el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Aunque la responsabilidad legal del tratamiento de la información recae en la empresa que realiza el proceso de selección, el proveedor del software debe ofrecer una plataforma que incorpore las garantías necesarias para proteger los datos personales de los candidatos durante todo su ciclo de vida.

Por ello, al elegir un software ATS es importante comprobar que la solución ha sido diseñada teniendo en cuenta los principios del RGPD y que proporciona las herramientas necesarias para gestionar la información de forma segura y transparente.

Seguridad y confidencialidad de la información

Uno de los pilares del RGPD es garantizar que únicamente las personas autorizadas puedan acceder a los datos personales.

En un proceso de selección participan diferentes perfiles, como técnicos de selección, responsables de Recursos Humanos o responsables de contratación. Sin una herramienta adecuada, controlar quién puede consultar o modificar la información resulta complicado.

Un software ATS permite definir distintos niveles de permisos para limitar el acceso a cada usuario según sus funciones dentro de la organización. De esta forma, únicamente las personas implicadas en el proceso pueden consultar los datos de los candidatos.

Además, la plataforma debe incorporar medidas de seguridad que protejan la información frente a pérdidas, accesos no autorizados o incidentes de ciberseguridad. Entre ellas destacan el cifrado de los datos, las copias de seguridad, la autenticación de usuarios y el alojamiento en infraestructuras seguras.

Estas medidas no solo ayudan a cumplir con el RGPD, sino que también reducen los riesgos asociados a la gestión de información sensible.

Trazabilidad y registro de las acciones

Otro aspecto esencial es la capacidad de conocer qué ocurre con los datos en todo momento.

El RGPD promueve la responsabilidad proactiva de las organizaciones, lo que implica poder demostrar cómo se gestionan los datos personales cuando sea necesario.

Por ello, un software ATS debe registrar las principales acciones realizadas sobre cada candidatura: quién accede a la información, cuándo se modifica un expediente, qué comunicaciones se envían o cuándo se eliminan determinados datos.

Esta trazabilidad facilita las auditorías internas, aporta transparencia y permite responder con rapidez ante cualquier incidencia relacionada con la protección de datos.

Protección de datos desde el diseño

El concepto de «protección de datos desde el diseño y por defecto» es uno de los principios fundamentales del RGPD.

Esto significa que las medidas de privacidad no deben añadirse posteriormente, sino que deben formar parte del propio desarrollo del software.

En la práctica, un ATS debe estar preparado para recopilar únicamente la información estrictamente necesaria para evaluar una candidatura. Los formularios de inscripción deben evitar solicitar datos que no tengan relación con el proceso de selección y ofrecer siempre información clara sobre el tratamiento que se realizará.

Asimismo, la plataforma debe facilitar el ejercicio de los derechos de los candidatos, permitiendo acceder, modificar o eliminar sus datos cuando así lo soliciten.

Gestión del ciclo de vida de los datos

Uno de los mayores retos para los departamentos de Recursos Humanos es controlar cuánto tiempo permanecen almacenadas las candidaturas.

Muchas organizaciones conservan currículums durante años simplemente porque están repartidos entre correos electrónicos, carpetas compartidas o documentos locales. Esta situación dificulta enormemente el cumplimiento del RGPD.

Un software ATS resuelve este problema centralizando toda la información en una única plataforma y permitiendo configurar políticas automáticas de conservación.

De esta forma, las candidaturas pueden eliminarse una vez transcurrido el periodo establecido por la empresa o solicitar nuevamente el consentimiento del candidato cuando sea necesario prolongar su conservación.

Esta automatización reduce errores, evita olvidos y simplifica el cumplimiento normativo.

Ventajas de utilizar un software ATS para cumplir el RGPD

Cumplir con la normativa de protección de datos no tiene por qué convertirse en una tarea compleja. Cuando la tecnología está preparada para ello, muchas de las obligaciones legales pasan a formar parte del propio flujo de trabajo del equipo de selección.

La principal ventaja de un software ATS es que concentra toda la información en un único entorno seguro. Esto evita la dispersión de datos entre hojas de cálculo, correos electrónicos o carpetas compartidas, facilitando su control y reduciendo considerablemente el riesgo de errores.

Además, la automatización permite gestionar aspectos que, realizados manualmente, consumirían mucho tiempo: conservar los datos durante el periodo establecido, eliminar candidaturas caducadas, registrar la actividad de los usuarios o facilitar el ejercicio de los derechos de los candidatos.

Otro beneficio importante es la transparencia. Los candidatos reciben información clara sobre el tratamiento de sus datos desde el primer contacto, lo que mejora su experiencia y transmite una imagen de profesionalidad y confianza.

En definitiva, un ATS no solo optimiza el proceso de selección, sino que también ayuda a integrar la protección de datos dentro de la estrategia de Recursos Humanos, convirtiendo el cumplimiento del RGPD en un proceso mucho más sencillo y eficiente.

¿Cómo ayuda Beetween a cumplir el RGPD?

La protección de datos forma parte de todo el proceso de selección. Por eso, en Beetween hemos desarrollado un software ATS que facilita el cumplimiento del RGPD sin añadir complejidad al trabajo diario de los equipos de Recursos Humanos.

Nuestra plataforma centraliza toda la información de los candidatos en un único entorno seguro, evitando la dispersión de datos entre hojas de cálculo, correos electrónicos o documentos almacenados en diferentes ubicaciones. Esto permite mantener un mayor control sobre el acceso a la información y simplifica la gestión de cada candidatura.

Además, Beetween incorpora funcionalidades diseñadas para facilitar el cumplimiento de la normativa durante todo el ciclo de vida de los datos. Entre ellas destacan la gestión de los consentimientos, la configuración de los periodos de conservación, la eliminación automática de candidaturas cuando finaliza el plazo establecido y la trazabilidad de las acciones realizadas dentro de la plataforma.

La experiencia del candidato también ocupa un lugar central. Los formularios de candidatura permiten incluir la información relativa al tratamiento de datos y facilitar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión o limitación del tratamiento de una forma sencilla y transparente.

Gracias a estas funcionalidades, los equipos de selección pueden centrarse en atraer y evaluar talento mientras Beetween les ayuda a gestionar los datos personales conforme a las exigencias del RGPD.

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