Facilita las tareas de reclutamiento utilizando un software ATS

En línea en lunes 14, marzo 2022

Actualizado el lunes 02 octubre 2023

By Alejandro, Responsable de contenidos

3 tareas esenciales del trabajo del reclutador: con y sin ATS
¿Te pasas horas publicando el mismo anuncio en 10 portales de empleo diferentes? ¿Te quita mucho tiempo la criba de CVs recibidas en la bandeja de entrada de tu e-mail? ¿Pierdes mucho tiempo en actualizar tus archivos de seguimiento de candidaturas, y aún más tiempo en informar a tus compañeros sobre el progreso de las contrataciones en curso? Si tu respuesta a estas preguntas es afirmativa, entonces no estás utilizando un software de reclutamiento

Pero, ¿qué es un ATS y qué cambia? Para explicarlo, veremos 3 tareas clave de reclutamiento, con y sin software ATS.

Software ATS: definición

ATS es el acrónimo de Applicant Tracking System, es decir, software de seguimiento de candidaturas Te permite gestionar mejor el reclutamiento y reúne un gran número de herramientas de gestión de RRHH como: seguimiento de resultados, base de CV, comunicación con los candidato por SMS, etc. ¡En resumen, te permite desmaterializar y automatizar las tareas con poco valor añadido que consumen tiempo que tienes que llevar a cabo cada día como reclutador!

Este es el principal objetivo del software de reclutamiento: permitir a los profesionales de RRHH centrarse en lo esencial: los candidatos, sus aspiraciones, sus habilidades y su adecuación a las necesidades de la empresa.

#1 Publicar una oferta de trabajo

Tarea n°1, y no menos importante: la difusión de una oferta de empleo Cuando se sabe que el 89% de los reclutadores encuentran a sus candidatos gracias a una oferta de trabajo publicada en Internet, se sobreentiende la importancia de esta fase del ciclo de reclutamiento.

Sin embargo, publicar ofertas de empleo en la multitud de portales de empleo que existen puede convertirse rápidamente en una larguísima tarea, generando repetitividad y altos costes de publicación para el profesional de RRHH. Entonces, ¿cómo se puede reducir el tiempo que los reclutadores dedican a esta tarea? Por no hablar de la optimización de los costes asociados a la publicación de un anuncio en varios portales de empleo.

Sin software ATS

Si tu organización no dispone de un programa informático de reclutamiento, la publicación de vuestros anuncios puede llevar un tiempo considerable, hasta un día entero si hay dificultades. De hecho, esto significa que tienes que publicar tu oferta en muchos más sitios web de empleo para aumentar las posibilidades de encontrar al candidato adecuado o, en su defecto, tener la posibilidad de elegir entre varios.

E incluso si decides publicar tu oferta en 3 o 5 portales de empleo , primero has de seleccionar los más adecuados, lo cual no siempre es fácil. ¿Hay que favorecer las plataformas de empleo especializadas o elegir las más utilizadas por los candidatos en general? Y eso es sólo el principio… A continuación, has de integrar manualmente tu anuncio en cada una de los portales de empleo elegidos. Hasta aquí, podemos decir que todo va bien.

Sin embargo, si no tienes un software de reclutamiento, sabes que no va a ser fácil, ¡y menos cuando se trata de redactar una oferta de trabajo en varias paginas de empleo! Efectivamente, los pasos y parámetros para publicar tu oferta de empleo dependen totalmente del portal de empleo en cuestión, (sin embargo, el funcionamiento es muy similar al de una plataforma de reclutamiento, te lo aseguramos.)

Con el software ATS

De todos los avances significativos en materia de reclutamiento, la multidifusión o multiposting es sin duda la más útil para los profesionales de RRHH.

Con la funcionalidad de «multiposting» de tu software ATS, ya no tendrás que preguntarte cuál es el lugar ideal para publicar tu anuncio, como por ejemplo: ¿ redes sociales o portales de empleo? ¿Agregador de empleo o portal de empleo especializado? Porque con la ayuda de la multidifusión, es posible publicar tu oferta en TODOS los lugares con un solo clic Para que te hagas una idea, se calcula que la multidifusión de una oferta de empleo a través de un software ATS permite ahorrar unos 25 minutos en esta tarea.

¡Y eso no es todo! La multidifusión de una oferta de empleo a través de una plataforma ATS también permite seguir el estado de tus anuncios, es decir, controlar los resultados. Pongamos un ejemplo: digamos que Indeed representa el 50% de tu tráfico de entrada en la mayoría de tus ofertas, y que sólo se lleva el 10% de tu presupuesto publicitario. En este caso será evidente que Indeed es la mejor opción relación calidad-precio y que favorecer este canal es una «apuesta segura» para tus reclutamientos.

#2 Criba Curricular

Tarea 2: ¡Cribar los CVs! Sí, no basta con publicar una oferta de empleo, también hay que organizar la recepción de candidaturas para, por ejemplo, eliminar los llamados CV «SPAM» u organizar la short list de candidatos.

El reclutador sin ATS

Hace mucho tiempo, antes de que el software ATS formará parte de la vida de los reclutadores, una oferta de empleo contenía la dirección de correo electrónico del profesional de RRHH encargado de la contratación para recibir las candidaturas. Como resultado, el reclutador tenía que clasificar manualmente la avalancha de e-mails que llegaban diariamente a su bandeja de entrada. ¡Y eso no es todo! El reclutador todavía tenía que extraer las candidaturas para el puesto a cubrir.

Así que, en resumen, en ese momento, esta primera tarea podría desglosarse de la siguiente manera:

• Abrir el correo electrónico y leerlo
• Descargar el CV y la carta de presentación y cualquier otro documento que comparta el candidato
• En el caso de una candidatura interesante, organizar los documentos descargados en el archivo de reclutamiento correcto
• Cambiar el nombre del CV para facilitar tu recuperación
• Y, por último, archivar los e-mails para no saturar la bandeja de entrada.

¡Un verdadero placer! Especialmente cuando los reclutadores se enfrentaban a volúmenes de reclutamiento tan elevados que acababan pasándose el día tratando candidaturas…

El reclutador con un ATS

Hoy en día, con el auge y el desarrollo de los programas de ATS, esta primera tarea parece casi la más fácil. En realidad, con los programas de selección de personal, todas las candidaturas recibidas llegan a un solo lugar, un dossier específico al puesto que se va a cubrir en cuestión. ¡Un regalo para los profesionales de RRHH!

Aún mejor: cuando se publica un anuncio, gracias al software ATS, el reclutador puede elegir integrar en el anuncio palabras clave relacionadas con el salario o el área de experiencia. ¿Por qué? Sencillamente porque el programa informático integrará estos parámetros y clasificará automáticamente todas las candidaturas que cumplan estos criterios en tu biblioteca de CV, Gracias al matching y al parsing de CVs, puedes establecer una lista inicial de candidatos potenciales para el puesto a cubrir en poco tiempo. lo que le permitirá evitar la pérdida de tiempo en los denominados CV «spam» y establecerá una lista inicial de candidatos potenciales para el puesto a cubrir. No está mal, ¿verdad?

¿Quieres más detalles?

Descarga nuestro toolkit sobre el tratamiento y calificación de candidaturas

#3 Responder a los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento

Tarea 3: Mantén el contacto con tus candidatos. Esta tarea polifacética es quizá la más compleja y la que más tiempo consume, sobre todo porque no se produce en un momento concreto, sino a lo largo de todo el proceso de reclutamiento Notificación de recepción de candidatura, rechazo u oferta de entrevista… Cada etapa del proceso de reclutamiento requiere una acción de comunicación por parte del contratante. Y en un contexto de escasez de talento, una mala comunicación con tus candidatos puede tener consecuencias desastrosas, como han demostrado muchos estudios sobre el tema. Porque el talento actual busca una experiencia digital del candidato personalizada y auténtica.

Pero, ¿cómo puede liberar tiempo para trabajar en la comunicación con tus candidatos si se ahoga diariamente en microtareas que te hacer perder tiempo y no te aportan nada?

Sin software ATS

Mientras que el 83% de los candidatos afirma no tener ningún contacto directo o indirecto con los responsables de la reclutamiento después de enviar tu solicitud, el 27% de los candidatos afirma no recibir ninguna notificación tras su candidatura. Y en el 56% de los casos, los candidatos que solicitan una vacante ni siquiera tienen noticias de los reclutadores (Barómetro de Relación con el Candidato de Yaggo). Esta falta de respuesta puede crear una gran decepción a los candidatos que han invertido su energía y tiempo en la elaboración de su candidatura. Por último, según un estudio de Talent Board, el 35% de los que buscan un empleo han tenido una mala experiencia como candidatos y estarían dispuestos a compartir esta experiencia.

Estas cifras hablan por sí solas: es más que necesario optimizar la comunicación de la reclutamiento para satisfacer las expectativas de los candidatos y retenerlos durante todo el proceso de reclutamiento… ¡y más allá!

Con el software ATS

Por supuesto, una buena gestión de la comunicación con los candidatos sólo es posible si tú, como reclutador, consigues dedicar tiempo a esta tarea específica entre dos limitaciones operativas. Y ahí es donde entra en juego el uso de un software ATS como Beetween. Te lo explicamos.

Cuando se utiliza un software ATS, puede seguir con precisión el recorrido de los candidatos que solicitan tus ofetas, desde el momento en que recibe tus CV, pasando por el proceso de entrevista, hasta tu incorporación a la empresa. Mejor aún, puede automatizar los intercambios de bajo valor y agilizar los puntos de contacto con tu talento, como los acuses de recibo de las candidaturas.

No es ninguna novedad, una mejor gestión de las candidaturas contribuye claramente a mejorar tu marca de empleadora vis a vis de los candidatos. Al optimizar las diferentes etapas del proceso de selección de candidatos, mejora la calidad de tu reclutamiento y, por consiguiente, la imagen que transmite a tus candidatos.

He aquí una breve lista, no exhaustiva, de las principales ventajas del software de reclutamiento para optimizar la comunicación con los candidatos:

El tratamiento de los CV se facilita enormemente gracias a tu centralización en una base de CVs centralizada y compartida con todos los empleados implicados en el reclutamiento.

Preselección de candidatos facilitada por el matching y análisis del CV, los cuestionarios de los candidatos o la creación de vídeos de motivación para los talentos.

Un seguimiento de las candidaturas muy simplificado con las fichas de los candidatos y los dossieres de reclutamiento.

Mejora significativamente tu comunicación con los candidatos gracias a las herramientas de comunicación integradas como el e-mail y SMS automatizados para tu reclutamiento.

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.