Por qué usar un Software ATS para reclutar personal

En línea en jueves 16, noviembre 2023

Actualizado el jueves 16 noviembre 2023

By Alejandro, Responsable de contenidos

Los 5 beneficios de un Software ATS para una estrategia de reclutamiento

Cada vez más empresas, organismos publicos y otras entidades que realizan contrataciones se están pasando a un ATS para sus reclutamientos. Sin duda, en la era digital, los RRHH no escapan a la tendencia de digitalizar los métodos de trabajo. Pero ¿por qué utilizar un software ATS? ¿No son suficientes una hoja de cálculo Excel y un correo electrónico? Después de todo, son herramientas digitales… Para ayudarte a comprender mejor, hemos resumido las ventajas de un  Software ATS en 5 puntos esenciales. Echemos un vistazo a los software de selección y sus beneficios con Beetween, un software de selección ATS.

1.Ocuparse de las personas que están detrás de cada candidatura

El objetivo principal de un software de reclutamiento es simple: brindar más tiempo a los expertos en selección para concentrarse en la esencia misma de su trabajo, es decir, el factor humano.

La relación con el candidato

A menudo se argumenta que utilizar un software de selección consiste en automatizar la relación con los candidatos. ¡Sin embargo, el mejor software ATS no es aquel que te reemplaza frente a los candidatos, todo lo contrario! Ninguna máquina puede realizar una entrevista de trabajo por ti, ni evaluar la adecuación entre las expectativas de un candidato y el proyecto de la empresa… La función de un software ATS (Applicant Tracking System) como Beetween es precisamente simplificar la gestión de tus tareas que consumen mucho tiempo para que puedas estar más cerca de los candidatos. En pocas palabras, el tiempo que ahorras en las tareas tediosas o repetitivas se reinvierte en las entrevistas de trabajo y en la personalización de tu comunicación con ellos.

La experiencia en RRHH antes que la experiencia técnica

En Beetween, ¡también eres parte del factor humano! Nuestro equipo no está compuesto únicamente por desarrolladores y comerciales que venden una aplicación. Por el contrario, nos enorgullecemos de brindar a nuestros clientes asesoramiento en seleccion de personal antes de ofrecer cualquier solución técnica. ¿Sabías que Beetween era originalmente una agencia de reclutamiento? Esto significa que nuestros expertos en RRHH están capacitados para comprender tus problemas y acompañarte en tus proyectos de contratación ¡Su prioridad número uno es ofrecerte una herramienta que se adapte a tus necesidades y restricciones!

2.Digitalización del proceso de selección

Digitalizar los procesos de selección ya no es solo una ventaja técnica y organizativa, es un requisito previo. Veamos por qué.

La transición hacia la desmaterialización

¿Quizás trabajas en una empresa que todavía utiliza en gran medida papel en su organización interna? ¿Acaso imprimes currículums para archivarlos en carpetas organizadas por contratación? La digitalización de la gestión de CVs te permitirá ahorrar considerablemente en papel: menos costos de impresión, envío y sin costos para los sobres que contienen tus respuestas a un candidato, almacenamiento de currículums y otros documentos de solicitud. ¡Ahorras en tu presupuesto y al mismo tiempo contribuyes al medio ambiente!

Adaptación a las expectativas de los candidatos

¿Cómo encontraron los talentos que se postularon a tu empresa tus ofertas de empleo? ¿Cómo se informaron? Un estudio publicado en 2018 por RegionsJob demostró que el 96% de los candidatos utilizan bolsas de empleo en su búsqueda de trabajo. Además, el 76% de los candidatos utilizan sus teléfonos móviles para esta búsqueda. Otro estudio, esta vez realizado por CareerBuilder, revela que el 62% de los candidatos consultan las redes sociales de una empresa antes de postular. Estas cifras demuestran claramente que hay grandes posibilidades de que los candidatos te hayan encontrado a través de medios digitales. La digitalización de tus métodos de trabajo y de tu proceso de selección te permite estar al tanto de las tendencias de los candidatos. Portales de empleo, redes sociales, career site… Todos estos medios digitales son ahora indispensables en el reclutamiento, tanto para los candidatos como para los reclutadores. Utilizarlos te permite mejorar la visibilidad de tus ofertas de empleo, la de tu empresa, así como la calidad de tu marca empleadora y tus campañas de contratación. ¡Un proceso para el candidato que se adapta a los comportamientos y expectativas de los talentos tiene más probabilidades de dejarles una experiencia positiva!

Centralización de todas tus herramientas de selección

¿Has llevado a cabo la transformación digital de tus métodos de selección? ¿Ya utilizas herramientas que automatizan algunas tareas (confirmación de recepción de candidaturas, candidaturas espontáneas presentadas en tu sitio de carreras e integradas directamente en tu base de currículums…)? ¿Utilizas un correo electrónico y una hoja de cálculo Excel para organizar la gestión de currículums, la búsqueda y el seguimiento de candidaturas? ¿Tal vez también utilizas un CRM de selección como base de datos de currículums o herramientas de videoconferencia para realizar entrevistas de trabajo a distancia? Con un software de selección de RRHH como Beetween, todas estas aplicaciones se centralizan en una sola plataforma. Base de CVs, difusión de ofertas de empleo, comunicación con los candidatos, búsqueda de CVs, envío de e-mails automáticos o SMS… e incluso algunos software de RRHH automatizan algunas de estas funciones. ¡Puedes gestionar todas las etapas de tu proceso de selección sin salir de la interfaz de nuestro software de gestión de selección! Esto nos lleva a la segunda razón que justifica por qué es esencial equiparse con un software ATS. Si ya no pierdes tiempo buscando perfiles interesantes entre pilas de currículums impresos y no tienes que navegar entre varias herramientas necesarias para la gestión de una contratación, ¡ahorras una cantidad considerable de tiempo! En resumen, ¡utilizar un ATS es optimizar tus procesos de selección de manera espectacular!

3.Ahorro de tiempo

Ayudarte a ahorrar tiempo es uno de nuestros principales objetivos como desarrolladores de software de selección de RRHH. Esta ventaja de un software de seguimiento de candidaturas se menciona con frecuencia pero rara vez se explica concretamente. ¿Cómo te ayuda una herramienta ATS como Beetween a ahorrar tiempo? ¿En qué tareas? ¿De qué manera estas herramientas te permiten optimizar tus contrataciones concretamente? Aquí tienes algunos ejemplos.

Multidifusión de ofertas de empleo

¡Probablemente uses varias web de empleo para publicar tus ofertas de trabajo! Esto significa que cuando te envían una solicitud de contratación, debes:

• Definir las tareas, el salario, los beneficios, las habilidades requeridas, etc.
• Redactar la oferta de empleo.
• Iniciar sesión en cada bolsa de empleo.
• Copiar y pegar el anuncio y, posiblemente, adaptarlo a los funcionamientos específicos de algunos bolsas de empleo, como Pôle Emploi.
• Publicar la oferta de empleo en cada sitio.
• Seguir el rendimiento de cada anuncio en cada sitio de empleo.
• Retirar la oferta de cada bolsa de empleo una vez cerrado el proceso

Si consideramos que publicas en promedio en 5 bolsas de empleo, redactar y publicar un anuncio individualmente en cada portal puede llevarte entre 20 y 30 minutos, sin contar el tiempo necesario para volver a publicar las ofertas en curso y retirar las ofertas ya cubiertas. Con nuestro software de selección, esta tarea te lleva 2 minutos!

Con una platafoma ATS como Beetween, redactas una sola vez la oferta. Puedes crear y guardar varios modelos de anuncios para encontrarlos rápidamente. Para publicarlos en múltiples sitios, solo tienes que seleccionar los portales de empleo objetivo, tu career site e incluso compartirlo en redes sociales. Simplemente los selecionas  y listo. ¡Este sistema te permite ahorrar en promedio entre 20 y 30 minutos por cada oferta de empleo!

Descubre las ventajas de la Multidifusión

Gestión de candidaturas

Volviendo al uso del correo electrónico mencionado al principio de este artículo. Si sigues este método para recibir y compartir candidaturas, sigues los siguientes pasos:

• Recibir y revisar los currículums.
• Clasificar los CVs y preseleccionar a los candidatos calificados.
• Contactar a los candidatos (ya sea programando una entrevista con la lista corta de perfiles seleccionados e informando a los demás solicitantes sobre el rechazo de sus candidaturas).

Es un método sencillo, rápido de implementar y efectivo si manejas pocas contrataciones. Sin embargo, ¡rápidamente alcanza sus límites cuando tienes que manejar varias contrataciones simultáneamente! De hecho, si recibes cientos de currículums para diferentes contrataciones, ¿cómo haces para leerlos y seleccionarlos todos con la misma atención? ¡Y una vez hecho, todavía tienes que contactar a cada uno de los candidatos! Es cierto que solo retienes una lista corta de perfiles calificados para el resto del proceso de selección, pero si deseas brindar la misma calidad de experiencia al candidato a todos los solicitantes, es muy importante responder a aquellos a quienes no retienes. La gestión de candidaturas puede tomar entonces un tiempo considerable, desde menos de una hora de trabajo hasta más de medio día dependiendo del número de contrataciones en curso.

¡Con una herramienta de gestión de candidaturas como Beetween, ahorras casi una hora por oferta!

Otro elemento es la inteligencia artificial, con ella la ahorras mucho tiempo en la gestión de currículums. Gracias a tecnologías como el parsing (análisis automático de CVs) o el matching (correspondencia de un CVs con una oferta), nuestro software ATS de candidaturas puede filtrar instantáneamente las candidaturas que mejor se ajustan a tus criterios de selección. ¡En pocos minutos, tienes tu shortlist de talentos que se ajustan a lo que buscas! Solo queda recontactar a cada candidato. ¡Y aquí también, nuestro software de selección te permite ahorrar tiempo! Con Beetween, puedes enviar un e-mail a un grupo de contactos que hayas seleccionado sin que ellos vean el resto de los candidatos en copia. Para personalizar aún más tu comunicación con los candidatos, también puedes contactarlos por SMS para informarles sobre el progreso de su candidatura o confirmar a los candidatos seleccionados las fechas de las entrevistas de trabajo.

Acerca de la comunicación candidato 

Gestión de la base de datos de CVs

Al principio, también mencionamos el uso de una hoja de cálculo Excel para clasificar los currículums, los candidatos y las ofertas a las que aplicaron. Se puede resumir este método de gestión de currículums como la versión digital de las famosas pilas de carpetas de currículums, clasificadas por anuncio… ¡Cierto, centralizas las candidaturas, pero la búsqueda de currículums sigue siendo laboriosa! De toda tu base de currículums, extraer una lista corta de 3 o 4 candidatos te puede tomar un buen rato..

La base de CVs de Beetween te permite mantener fácilmente tu grupo de candidatos y extraer un perfil calificado y sus datos en menos de 1 minuto.

Más que la búsqueda de información, nuestra base de currículums favorece la contratación entre equipos. En cada ficha de candidato, puedes publicar notas para los gerentes o tus colegas reclutadores. Por lo tanto, cuando consultas un perfil, solo encuentras la información dedicada a ese candidato, centralizada en el mismo lugar y fácilmente consultable gracias a nuestros filtros de búsqueda.

4. Selección de personal colaborativa: mejorar el trabajo en equipo

Nuestro ATS de selección te permite enfocarte en tus candidatos, al tiempo que obtienes un verdadero know-how en RRHH y tecnología. Pero hay una tercera dimensión al ‘factor humano’ en la contratación: tus colaboradores. No todos los especialistas en reclutamiento yRRHH son expertos en marketing, desarrollo web, construcción, etc. ¡Y sin embargo, tu trabajo es reclutar expertos para un puesto en marketing, desarrollo web, construcción y otros! Por lo tanto, es esencial involucrar a tus colaboradores para que puedan definir contigo las necesidades de RRHH de la empresa y, por lo tanto, garantizar una estrategia de contratación efectiva y relevante.

Un software de selección facilita la participación de tus colaboradores en el proceso de contratación. Si trabajas con un simple correo electrónico, transferir currículums y comentar cada candidatura implica una gran cantidad de intercambios de correos electrónicos, que a veces pueden perderse en la masa. Con el software de reclutamiento Beetween, cada parte interesada en un reclutamiento puede beneficiarse de un acceso de usuario según sus necesidades.

Cómo reclutar en equipo eficazmente 

5. Reporting de tus reclutamiento: análisis de tus procesos y cumplimiento de RGPD

¿Cómo sigues los resultados en términos de reclutamiento? ¿Sabes qué jobboard genera las candidaturas más calificadas? ¡Estos datos son esenciales ya que te permiten dirigir tu estrategia de reclutamiento! Independientemente de la herramienta de gestión de candidaturas, los SIRH, ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos) y otros CRM de reclutamiento generalmente ofrecen diferentes KPI (Indicadores Clave de Rendimiento). Con Beetween, no solo podrás obtener estadísticas de tus reclutamientos, sino que también conservarás el historial de tus reclutamientos. Un sistema de seguimiento bien establecido que tiene como objetivo principal… ¡facilitarte la vida!

En cuanto a los datos, la conservación y el tratamiento de los datos personales son un tema recurrente en el reclutamiento, especialmente debido al RGPD. En los países europeos, el Reglamento General de Protección de Datos impone a las empresas el establecimiento de estándares para la recolección y el tratamiento de estos datos. ¡Los datos de recursos humanos como los CV y la información extraída de estos CV están claramente involucrados! Por ejemplo, las empresas deben eliminar los datos personales de un candidato como máximo 2 años después del último contacto con él. Por lo tanto, debes agrupar estos datos para garantizar su eliminación. Pero si usas un correo electrónico y una hoja de cálculo, tendrás que encontrar los diferentes intercambios con el candidato en cuestión, así como con los colaboradores que intervinieron en ese reclutamiento. Una tarea tediosa si no has centralizado todos estos datos en una base de datos (BDD) única… ¡Lo que te permite hacer un software ATS! Dado que todo tu proceso de reclutamiento se concentra en una única plataforma, los datos personales también lo están. Es por eso que el uso de un software de reclutamiento te permite estar completamente en conformidad con el RGPD.

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.