Guía de las mejores herramientas de gestión empresarial por categorías

Gestionar una empresa implica ocuparse de multitud de tareas: contabilidad, Recursos Humanos, reclutamiento, nóminas, documentos, gastos, proyectos, firmas y muchas otras actividades esenciales para su funcionamiento.

Sin embargo, no todas las organizaciones pueden contar con grandes departamentos especializados para gestionar cada una de estas áreas.

Afortunadamente, existen numerosas herramientas de gestión empresarial que permiten automatizar tareas, centralizar información y simplificar los procesos internos.

Desde un software ATS para gestionar el reclutamiento hasta un ERP para centralizar diferentes operaciones de la empresa, las soluciones digitales pueden convertirse en auténticas aliadas para mejorar la productividad.

Pero ¿qué herramientas necesita realmente tu empresa?

En esta guía repasamos diferentes tipos de software de gestión empresarial y algunas soluciones que pueden ayudarte a digitalizar tus procesos.

¿Qué es una herramienta de gestión empresarial?

Una herramienta de gestión empresarial es un software o aplicación diseñado para facilitar y optimizar una o varias actividades relacionadas con el funcionamiento de una organización.

Estas herramientas pueden utilizarse para gestionar áreas muy diferentes:

• Recursos Humanos.
• Reclutamiento.
• Nóminas.
• Contabilidad.
• Facturación.
• Gastos.
• Documentación.
• Firma electrónica.
• Gestión de proyectos.
• Organización interna.

Su objetivo principal es centralizar información, automatizar tareas y facilitar el trabajo diario de los equipos.

Tanto una pyme como una gran empresa pueden utilizar este tipo de soluciones para reducir tareas administrativas y mejorar la eficiencia de sus procesos.

¿Por qué utilizar herramientas de gestión empresarial?

La digitalización permite sustituir numerosos procesos manuales por sistemas centralizados y automatizados.

Utilizar herramientas de gestión empresarial puede aportar diferentes beneficios:

• Ahorrar tiempo en tareas administrativas.
• Automatizar procesos repetitivos.
• Centralizar información.
• Facilitar la colaboración entre departamentos.
• Reducir errores manuales.
• Mejorar el seguimiento de las actividades.
• Acceder más fácilmente a datos e indicadores.
• Optimizar determinados costes operativos.

La clave está en seleccionar herramientas adaptadas a las necesidades reales de la organización.

Veamos algunas de las principales categorías.

Herramientas de gestión de Recursos Humanos

La gestión de personas engloba numerosas tareas, desde las nóminas y las vacaciones hasta el reclutamiento, la formación o las evaluaciones.

Por eso existen diferentes soluciones especializadas en Recursos Humanos.

Software SIRH

Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) permite centralizar y gestionar diferentes procesos relacionados con los empleados.

Dependiendo de la solución elegida, un SIRH puede incluir funcionalidades relacionadas con:

• Nóminas.
• Vacaciones y ausencias.
• Gestión administrativa.
• Formación.
• Evaluaciones.
• Seguimiento de empleados.
• Gestión del tiempo.

Entre las soluciones disponibles encontramos:

Lucca

Lucca desarrolla soluciones de gestión de Recursos Humanos y finanzas destinadas a simplificar diferentes procesos relacionados con empleados, mánagers y departamentos de RR. HH.

Sus herramientas permiten digitalizar numerosas tareas administrativas y centralizar información relacionada con la gestión de personas.

PayFit

PayFit es una solución orientada principalmente a la gestión de nóminas y Recursos Humanos.

Permite centralizar diferentes procesos administrativos y gestionar determinados aspectos relacionados con los empleados desde una misma plataforma.

Skello

Skello está especialmente orientado a organizaciones que necesitan gestionar horarios, planificación y equipos operativos.

Permite organizar la actividad diaria de los trabajadores y facilitar determinadas tareas relacionadas con la gestión del personal.

Software ATS para la gestión del reclutamiento

Cuando una empresa gestiona un volumen importante de candidaturas, utilizar hojas de cálculo, correos electrónicos y documentos separados puede convertirse rápidamente en un problema.

Aquí entra en juego el ATS.

Un Applicant Tracking System o Sistema de Seguimiento de Candidatos es un software diseñado para centralizar y optimizar los procesos de selección.

Un ATS puede ayudar a gestionar diferentes etapas del reclutamiento:

• Creación de ofertas de empleo.
• Publicación de vacantes.
• Recepción de candidaturas.
• Centralización de CV.
• Seguimiento de candidatos.
• Organización de entrevistas.
• Comunicación con candidatos.
• Colaboración entre reclutadores y mánagers.
• Análisis de indicadores de contratación.

Beetween

Beetween es un software de reclutamiento ATS que permite centralizar y gestionar las diferentes etapas del proceso de selección.

Desde la creación y multidifusión de ofertas hasta el seguimiento de las candidaturas y la colaboración entre los diferentes participantes del proceso, la plataforma permite digitalizar numerosas tareas relacionadas con la contratación.

Además, al tratarse de una solución SaaS, los usuarios pueden acceder a la plataforma online sin necesidad de instalar el software individualmente en cada ordenador.

Herramientas para la gestión global de la empresa

Algunas soluciones tienen un alcance mucho más amplio y permiten centralizar diferentes procesos de la organización.

Software ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales.

Su objetivo es integrar diferentes áreas y procesos dentro de una misma plataforma.

Dependiendo de la solución, un ERP puede incluir:

• Contabilidad.
• Finanzas.
• Inventario.
• Compras.
• Ventas.
• Producción.
• Recursos Humanos.
• Gestión de clientes.

Esto permite evitar que cada departamento trabaje con información completamente aislada.

SAP Business One

SAP Business One es una solución ERP dirigida principalmente a pequeñas y medianas empresas.

Permite gestionar diferentes áreas de la organización desde una plataforma centralizada, incluyendo finanzas, compras, inventario, ventas y operaciones.

Software para la gestión de gastos

Gestionar notas de gastos manualmente puede consumir una cantidad considerable de tiempo.

Recopilar facturas, introducir importes, validar gastos y gestionar los reembolsos genera numerosas tareas administrativas.

Las herramientas de gestión de gastos permiten digitalizar gran parte de este proceso.

Expensya

Expensya permite gestionar diferentes fases relacionadas con los gastos profesionales, desde la digitalización de justificantes hasta el seguimiento y procesamiento de los gastos.

Qonto

Qonto ofrece servicios financieros y diferentes herramientas orientadas a empresas, pymes y autónomos.

Entre sus funcionalidades se encuentran soluciones relacionadas con facturación, gestión financiera y seguimiento de gastos.

Herramientas para la organización diaria de la empresa

La transformación digital no se limita a grandes procesos empresariales.

También existen herramientas destinadas a facilitar actividades cotidianas como almacenar documentos o firmar contratos.

Software de Gestión Electrónica de Documentos (GED)

La Gestión Electrónica de Documentos o GED permite almacenar, organizar, buscar y compartir documentos digitalmente.

En lugar de mantener información dispersa en carpetas, correos electrónicos o diferentes dispositivos, estas herramientas permiten centralizar la documentación.

Esto puede facilitar:

• La búsqueda de archivos.
• El acceso a documentos.
• La colaboración entre equipos.
• El control de versiones.
• La organización de la información.
• La digitalización de determinados flujos documentales.

M-Files

M-Files es una plataforma de gestión documental que utiliza metadatos para organizar la información.

Este sistema permite clasificar y localizar documentos en función de su contenido y contexto, en lugar de depender exclusivamente de estructuras tradicionales de carpetas.

DocuWare

DocuWare ofrece soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo.

Puede utilizarse en diferentes departamentos y procesos, incluyendo compras, ventas, Recursos Humanos o gestión administrativa.

Software de firma electrónica

La firma electrónica permite formalizar numerosos documentos digitalmente sin necesidad de imprimirlos, firmarlos manualmente y volver a escanearlos.

Estas soluciones pueden utilizarse para:

• Contratos.
• Documentos de Recursos Humanos.
• Acuerdos comerciales.
• Autorizaciones.
• Documentación administrativa.

Además, determinadas plataformas permiten realizar un seguimiento del proceso de firma y centralizar los documentos firmados.

Yousign

Yousign es una solución europea especializada en firma electrónica que permite enviar y gestionar documentos para su firma digital.

DocuSign

DocuSign permite enviar, firmar y gestionar documentos electrónicamente.

Este tipo de solución facilita la digitalización de procesos contractuales y administrativos que anteriormente dependían de documentos físicos.

¿Cómo elegir las mejores herramientas de gestión empresarial?

No existe una única combinación de herramientas adecuada para todas las empresas.

Una pequeña organización y una multinacional pueden tener necesidades completamente diferentes.

Por eso, antes de elegir un software de gestión empresarial, conviene hacerse algunas preguntas.

¿Qué problema queremos solucionar?

El primer paso consiste en identificar qué procesos están generando dificultades.

Por ejemplo, si gestionar cientos de candidaturas mediante correo electrónico consume demasiado tiempo, puede ser necesario implementar un ATS.

Si el problema está relacionado con documentos dispersos, una solución GED puede resultar más apropiada.

¿Cuántas personas utilizarán la herramienta?

El número de usuarios puede influir tanto en las funcionalidades necesarias como en el coste.

¿Puede integrarse con nuestras herramientas actuales?

Las integraciones son especialmente importantes cuando la empresa utiliza diferentes soluciones.

Un software aislado puede terminar generando nuevos silos de información.

¿Es una solución escalable?

Las necesidades de una empresa pueden evolucionar.

Conviene comprobar si la herramienta podrá adaptarse al crecimiento de la organización y a nuevos procesos.

¿Es fácil de utilizar?

Una herramienta muy completa puede resultar poco útil si los equipos encuentran dificultades para utilizarla.

La experiencia de usuario y el acompañamiento durante la implementación también deben formar parte de los criterios de selección.

¿Existe una prueba o demostración?

Siempre que sea posible, probar la solución antes de tomar una decisión permite comprobar si realmente responde a las necesidades de los equipos.

Digitalizar la gestión empresarial para ganar eficiencia

Las herramientas de gestión empresarial se han convertido en aliadas para automatizar tareas y centralizar procesos que anteriormente requerían numerosas operaciones manuales.

SIRH, ATS, ERP, herramientas de gestión documental, software de gastos o plataformas de firma electrónica responden a necesidades diferentes, pero comparten un mismo objetivo: simplificar el trabajo diario.

Sin embargo, digitalizar una empresa no significa acumular herramientas.

La verdadera cuestión consiste en identificar qué procesos necesitan optimizarse y seleccionar soluciones que puedan integrarse dentro del ecosistema tecnológico de la organización.

Con las herramientas adecuadas, los equipos pueden dedicar menos tiempo a determinadas tareas administrativas y concentrarse en actividades de mayor valor añadido.

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