El programa de referidos en reclutamiento: cómo crear una estrategia eficaz

¿Qué tienen en común el Rotary Club, el Lions Club o incluso los francmasones?

Además de ser organizaciones selectivas —y, en algunos casos, rodeadas de cierto misterio para los no iniciados— comparten una práctica: la incorporación de nuevos miembros a través de recomendaciones.

Todo esto para ofrecerte un pequeño resumen:

El programa de referidos: ¡un método antiguo con un impacto muy actual! 😁

Pero vayamos al grano.

¿Y si algunos de tus mejores reclutadores ya estuvieran dentro de tu empresa?

El programa de referidos, también conocido como referral program o reclutamiento por recomendación, permite aprovechar las redes profesionales y personales de los empleados para identificar potenciales candidatos.

En un mercado laboral competitivo, puede convertirse en un canal complementario para atraer perfiles cualificados, incluidos talentos pasivos que quizá nunca habrían respondido a una oferta de empleo.

Pero para obtener buenos resultados no basta con ofrecer una prima y esperar a que lleguen candidatos.

Necesitas una verdadera estrategia.

En este artículo veremos las ventajas y limitaciones del programa de referidos y las buenas prácticas para convertirlo en una palanca eficaz dentro de tu estrategia de reclutamiento.

¿Qué es un programa de referidos en reclutamiento?

Marc es asistente comercial en la empresa X.

Se entera de que su empresa está buscando un desarrollador web. Casualmente, Pierrick, un antiguo compañero con el que trabajó anteriormente, es desarrollador y está abierto a nuevas oportunidades.

Marc decide recomendarlo al departamento de Recursos Humanos.

¡Así de sencillo!

El programa de referidos es un método de reclutamiento mediante el cual los empleados recomiendan candidatos de su propia red profesional o personal para cubrir determinadas vacantes.

En lugar de depender exclusivamente de portales de empleo, redes sociales o sourcing, la empresa aprovecha también las conexiones de sus propios colaboradores.

Este sistema puede resultar especialmente interesante en sectores donde determinados perfiles son difíciles de encontrar, como tecnología, ingeniería o sanidad.

Pero hay algo importante:

Una recomendación no significa una contratación automática.

El candidato referido debe pasar por el proceso de evaluación establecido por la empresa, como cualquier otro candidato.

La recomendación simplemente abre una nueva puerta de entrada al proceso de selección.

Ventajas del programa de referidos para las empresas

Implementar correctamente un referral program puede aportar diferentes ventajas.

Ahorro de tiempo y reducción de costes

Encontrar candidatos implica invertir tiempo y recursos en:

• Publicación de ofertas.
• Portales de empleo.
• Campañas de reclutamiento.
• Sourcing.
• Cribado de candidaturas.

Los empleados pueden facilitar el acceso a perfiles que ya conocen y que consideran potencialmente adecuados para la empresa.

Esto puede reducir determinados esfuerzos de sourcing y acelerar algunas fases iniciales del proceso.

Menor rotación de empleados

Los candidatos recomendados llegan normalmente con cierta información previa sobre la empresa.

El empleado que realiza la recomendación puede explicarles:

• Cómo funciona el equipo.
• Cómo es la cultura empresarial.
• Qué ambiente existe.
• Qué pueden esperar del puesto.

Esto puede ayudar a que las expectativas del candidato sean más realistas desde el principio.

Mayor compromiso de los empleados

El programa de referidos también puede involucrar a los empleados en el crecimiento de la organización.

Al recomendar personas de su propia red, los colaboradores participan indirectamente en la construcción de sus futuros equipos.

Además, reconocer su participación mediante incentivos, recompensas o reconocimiento interno puede reforzar su implicación.

Acceso a candidatos cualificados y talentos pasivos

Aquí encontramos otra gran ventaja.

No todas las personas abiertas a nuevas oportunidades están buscando activamente empleo.

Los empleados pueden conocer antiguos compañeros, contactos profesionales o especialistas que encajan con una vacante pero que probablemente nunca encontrarían la oferta publicada.

El referral program se convierte así en otro canal para llegar al talento pasivo.

Desventajas y riesgos del reclutamiento por referidos

Por supuesto, no todo son ventajas.

Uno de los principios del programa de referidos es la confianza, pero eso no significa que debamos aceptar cualquier recomendación sin evaluarla.

Entre sus principales riesgos encontramos:

Falta de diversidad: si los empleados recomiendan principalmente a personas de entornos similares al suyo, existe el riesgo de crear equipos demasiado homogéneos.

Presión sobre ambas partes: el candidato puede sentir cierta responsabilidad adicional por haber sido recomendado y el empleado puede sentirse responsable si la contratación no funciona.

Favoritismo: una recomendación nunca debería sustituir una evaluación objetiva de las competencias del candidato.

Falta de estructura: si nadie sabe qué perfiles pueden recomendarse, qué recompensa existe o cuándo se entrega, el programa puede generar confusión.

Dependencia de las redes de los empleados: la eficacia del sistema dependerá también de la calidad y diversidad de las redes profesionales existentes dentro de la organización.

Por eso, el recruiter sigue teniendo un papel fundamental.

Su responsabilidad es garantizar que todos los candidatos sean evaluados según criterios profesionales y coherentes con las necesidades del puesto.

Cómo crear un programa de referidos eficaz

Un buen referral program necesita unas reglas claras desde el principio.

Establecer reglas claras

Define aspectos como:

• Qué puestos participan en el programa.
• Quién puede recomendar candidatos.
• Cómo se realiza una recomendación.
• Qué requisitos debe cumplir el candidato.
• Qué recompensa recibe el empleado.
• Cuándo se entrega la recompensa.
• Qué ocurre si dos empleados recomiendan al mismo candidato.

Cuanto más sencillo sea el funcionamiento, más fácil será conseguir que los empleados participen.

Comunicar el programa a los empleados

Tus colaboradores no pueden participar en un programa que desconocen.

Utiliza tus canales internos para comunicar regularmente las vacantes abiertas:

• Newsletter interna.
• Intranet.
• Slack o Teams.
• Reuniones internas.
• E-mails.
• Comunicaciones de RRHH.

Y no te limites a decir:

«Buscamos desarrollador».

Explica qué perfil necesitas y qué competencias son importantes.

Cuanto mejor comprendan la necesidad, mejores serán las recomendaciones.

Garantizar un seguimiento transparente

Imagina que recomiendas a un antiguo compañero y después no vuelves a saber absolutamente nada.

¿Volverías a participar?

Probablemente no.

Por eso es importante informar sobre el avance de las candidaturas recomendadas.

El empleado debería poder saber, dentro de los límites adecuados de confidencialidad, si su candidato continúa en el proceso.

Formar a los managers

Los responsables de contratación también deben comprender cómo funciona el programa.

Una recomendación interna no significa que un candidato tenga que recibir un trato preferencial.

Los criterios de evaluación deben seguir siendo los mismos para garantizar un proceso justo y coherente.

Mejores prácticas para optimizar un referral program

No basta con lanzar el programa.

Hay que mantenerlo vivo.

Algunas buenas prácticas son:

• Reconocer a los empleados que participan.
• Comunicar regularmente las vacantes.
• Simplificar al máximo el envío de candidatos.
• Diversificar las recomendaciones.
• Recordar periódicamente cómo funciona el programa.
• Analizar qué puestos reciben más recomendaciones.
• Medir cuántas recomendaciones terminan en contratación.
• Revisar periódicamente los incentivos.

También puedes ir más allá de las recompensas económicas.

Por ejemplo, puedes reconocer públicamente a los colaboradores que participan activamente o crear iniciativas internas para destacar su contribución.

Programa de referidos y employer branding

Un referral program también puede formar parte de tu estrategia de employer branding.

¿Por qué?

Porque tus propios empleados se convierten en potenciales embajadores de la empresa.

Cuando recomiendan una oportunidad laboral a alguien de su entorno están transmitiendo, directa o indirectamente, una percepción sobre la organización.

Por eso, la experiencia del empleado y la experiencia del candidato están estrechamente relacionadas.

Un empleado satisfecho tendrá más facilidad para recomendar su empresa.

Y un programa de referidos bien organizado puede reforzar esta dinámica.

Cómo gestionar los candidatos referidos con Beetween

Cuando las recomendaciones empiezan a multiplicarse aparece un nuevo reto:

¿Cómo gestionar todos esos candidatos sin perder información por el camino?

Aquí es donde un ATS puede resultar especialmente útil.

Con Beetween puedes centralizar las candidaturas dentro de un mismo entorno y realizar un seguimiento de los diferentes perfiles durante todo el proceso de selección.

En lugar de gestionar recomendaciones mediante e-mails, mensajes internos o archivos separados, los equipos de RRHH pueden incorporar los candidatos al mismo flujo de trabajo utilizado para el resto de candidaturas.

Esto facilita:

• Centralizar la información de los candidatos.
• Realizar un seguimiento de cada candidatura.
• Compartir información entre recruiters y Hiring Managers.
• Mantener un historial del proceso.
• Organizar las diferentes etapas de selección.
• Analizar los canales de procedencia de las candidaturas.
• Evaluar el rendimiento de las diferentes fuentes de reclutamiento.

De esta manera, el programa de referidos puede integrarse dentro de una estrategia de reclutamiento más amplia.

👉 El objetivo no es únicamente conseguir más candidatos referidos, sino poder gestionarlos correctamente y medir si este canal realmente funciona para tu empresa.

Cómo medir el éxito de un programa de referidos

Como cualquier estrategia de reclutamiento, un referral program debe medirse.

Algunos KPI interesantes son:

• Número de candidatos referidos.
• Número de empleados que participan.
• Porcentaje de candidatos referidos que llegan a entrevista.
• Tasa de contratación de candidatos referidos.
• Tiempo medio de contratación.
• Coste por contratación.
• Retención de empleados procedentes del programa.
• Vacantes que reciben más recomendaciones.

Estos datos permiten identificar si el programa está funcionando y qué elementos necesitan ajustes.

Porque el mejor programa de referidos no es necesariamente el que genera más candidatos.

Es el que ayuda a encontrar candidatos adecuados para las necesidades de la empresa.

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