Comparativa de herramientas de reclutamiento y selección de personal: ¿qué software elegir?

En línea en martes 05, diciembre 2023

Actualizado el miércoles 06 diciembre 2023

By Alejandro, Responsable de contenidos

Comparación de herramientas de reclutamiento: cómo descifrar las soluciones para mejorar el reclutamiento

¿Tu empresa o tu departamento está buscando la mejor herramienta para reclutar? Hoy en día hay muchas herramientas disponibles para acelerar la contratación y optimizar el trabajo en equipo. ATS o CRM, software para instalar o disponible en la nube, específico del sector o generalista… ¿Cómo elegir la solución adecuada para optimizar tus procesos de selección? Para ayudarte a ver las cosas más claras, echa un vistazo a nuestra comparativa de herramientas de selección de personal.

1. ¿Cuáles son tus necesidades de contratación?

Es una pregunta obvia, pero que a menudo se pasa por alto. Lo que debería determinar la elección de tu herramienta de contratación es poder tener la capacidad de una única solución para satisfacer tus necesidades y adaptarse a tu organización profesional. No todas las herramientas de reclutamiento ofrecen los mismos servicios. Algunos pequeños editores de software, ofrecen herramientas personalizables a precios asequibles, pero con funcionalidades a veces limitadas. Otros, más grandes, ofrecen una máquina de contratación automatizada en toda regla, pero menos modular y a menudo más cara. Antes de empezar a comparar las diferentes herramientas para la selección y la contratación, hazte las preguntas adecuadas.

¿Ya tienes las respuestas a todas estas preguntas? Pasa directamente a la siguiente fase de la comparación de plataformas de selección. Si aún no has llegado a esta fase, haz clic en el siguiente enlace para saber más sobre las ventajas de las herramientas de selección.

¿Por qué adquirir un software de selección para tus reclutamientos?

Tus necesidades

¿Cuántas personas contratas al año? Si sólo contratas a unas diez personas al año, ¡puede que no necesites una plataforma ATS!
¿Cuántas ofertas publicas? ¿Y en cuántos portales de empleo? Ten en cuenta que el software de RRHH puede limitar el número de veces que se pueden publicar tus ofertas de empleo.
¿Qué fases de tu proceso de selección quieres optimizar? Si simplemente quieres reorganizar tu base de CV en una Base de CVs más accesible y fácil de usar, bastará con un simple software de Base de CVs. En cambio, si quieres optimizar la gestión de CV, la publicación de ofertas de empleo, la generación de contratos de trabajo o la gestión de nóminas, necesitarás una solución de contratación más completa.

Tu organización

¿Cuántos usuarios quieres conectar a la herramienta de gestión de selección? Algunas herramientas no están diseñadas para ser utilizadas por más de tres o cuatro usuarios.
¿Esperas que haya interacción entre estos usuarios? Reclutadores-managers, managers-empleados… No todos los programas de selección de personal ofrecen funcionalidades de contratación colaborativa.
¿Qué plazos de implantación estás dispuesto a aceptar? Si eliges un software On-Premise, inevitablemente te llevará más tiempo configurar la herramienta en todos tus puestos de trabajo que si eliges un software SaaS, que está disponible en unos pocos clics a través de la nube. Volveremos sobre este punto más adelante en el artículo.
¿De qué presupuesto dispones para el software de contratación? Los precios son cada vez más flexibles a medida que evolucionan las tecnologías. Pero hay muchos factores que determinan el precio: funcionalidades, número de licencias de usuario, número de multidistribuciones, formación, soporte, método de selección de candidatos, comunicación personalizada, etc.
¿Necesitas formación y un equipo de asistencia técnica receptivo? Si estás en proceso de reemplazar la plataforma de selección de personal, entonces estás familiarizado con el funcionamiento de este tipo de herramientas y puede que no necesites soporte técnico continuo ni formación sobre su uso. Si, por el contrario, nunca antes has utilizado un ATS, un CRM de reclutamiento o un software HRIS, puede que necesites un equipo de asistencia receptivo, capaz de proporcionar formación en el uso de la solución, y ayudarte así a mejorar tus habilidades en el uso de cualquier herramienta de contratación.

2. ¿Software de contratación SaaS o On-Premise?

Como hemos mencionado antes, hay dos tipos de software: On-Premise y SaaS. Estos dos tipos de herramientas tendrán un impacto muy diferente en tu organización y en la ubicación de tus datos.

Software de reclutamiento SaaS

SaaS significa Software As A Service. Se refiere a herramientas disponibles «a la demanda» directamente en línea, a través de la Nube. Es el caso, en particular, de nuestro software ATS Beetween, deslocalizado y accesible a distancia a través de una red, independientemente del soporte utilizado (ordenador, tableta, smartphone, etc.). Ventajas:

Rápido de instalar: Esta operación no requiere instalación en tus puestos de trabajo. Se puede acceder directamente en línea una vez que hayas obtenido tus datos de acceso. Esto significa que también puedes utilizarlo estés donde estés, por una suscripción mensual o anual y una conexión a Internet, por supuesto.
Mantenimiento sencillo y gratuito: el mantenimiento y las actualizaciones están totalmente cubiertos por el proveedor de servicios.
Seguridad de los datos y alojamiento simplificados: los datos se almacenan en la nube, y la seguridad corre a cargo del proveedor de servicios. Así puedes encontrar todos tus datos cada vez que te conectes, sea cual sea el dispositivo o la geolocalización.
Fácilmente adaptable: el software en modo SaaS tiene una estructura más ligera que las herramientas On-Premise, por lo que es más fácil adaptarlo a tus necesidades.

Software de reclutamiento On-Premise

El software On-Premise es un software que debe instalarse y alojarse en el entorno de trabajo del usuario. A diferencia de un sistema SaaS, tienes que «comprar» el software On-Premise, que luego se adquiere por tiempo indefinido. Así, si quieres comprar software On-Premise para 4 usuarios, tendrás que comprar 4 licencias e instalar la herramienta en cada ordenador.Ventajas:

Alojamiento interno de los datos: Los datos se almacenan en tu empresa. Así no pagas alojamiento y mantienes el control del tratamiento y la protección de los datos.
Accesibilidad: la herramienta puede utilizarse incluso sin conexión a Internet. Sin embargo, sólo puedes utilizarla en la estación de trabajo en la que se ha instalado.
Precio único: con el software On-Premise, no pagas una cuota de suscripción. Es una compra de licencia permanente, por lo que el software te pertenece. Sin embargo, las actualizaciones pueden conllevar gastos adicionales.

Hay muchas posibilidades técnicas. Te corresponde a ti determinar qué solución responde mejor a los criterios de tu empresa cuando buscas una herramienta para facilitar el reclutamiento: grado de personalización de la herramienta, política de alojamiento y protección de datos, capacidad de tu equipo técnico, etc.

3. CRM, HRIS, ATS de reclutamiento… ¿Qué herramienta elegir?

Ahora llegamos al quid de la cuestión: ¿qué herramienta elegir? Ya hemos hablado de las soluciones más comunes: ATS, CRM y HRIS. Bonitas siglas, pero quizá no sepas lo que significan, o la diferencia entre ellas. Veamos de qué se trata para que puedas elegir con toda tranquilidad.

Software ATS

«ATS» son las siglas en inglés de Applicant Tracking System, es decir, Sistema de Seguimiento de Candidatos. Como su nombre indica, un ATS es una herramienta que te permite hacer el seguimiento de un candidato desde el momento en que envía su solicitud hasta que es contratado. Centraliza la gestión de todas las etapas del proceso de contratación. Recepción, archivo y clasificación de CV, organización de entrevistas de trabajo, comunicación personalizada, etc. Algunos ATS tienen incluso pruebas y Assessment integrados para evaluar las aptitudes de tus candidatos. Por eso, cuando hablamos de software de contratación, solemos referirnos a un ATS, ya que se trata de una herramienta dedicada por completo a esta tarea específica de recursos humanos. El software de seguimiento de la contratación ofrece diversas funcionalidades para impulsar la contratación y el trabajo en equipo. Tomemos Beetween como ejemplo. Las funcionalidades básicas de nuestro software para reclutadores son :

Sin embargo, como hemos visto antes, las herramientas ATS como Beetween evolucionan constantemente y a veces desarrollan funcionalidades más avanzadas. Por ejemplo, también ofrecemos la opción de generar contratos de trabajo, cotejar y analizar CV y establecer entrevistas grabadas en vídeo.

Software CRM

«CRM» son las siglas de «Customer Relationship Management» (gestión de las relaciones con los clientes). Como su nombre indica, se diseñó originalmente como una herramienta para controlar las relaciones con los clientes. Pero el campo de los recursos humanos se dio cuenta rápidamente del valor de dicha herramienta para la contratación, transformando su nombre en «Gestión de las Relaciones con los Candidatos». Básicamente, te permite centralizar y compartir todos los datos que recopilas sobre tus candidatos en una única plataforma profesional. Por tanto, las funcionalidades de un CRM de contratación se centran en la dimensión «tratamiento de datos de las candidaturas»:

Centralización, clasificación y ordenación de las candidaturas
Identificación de perfiles relevantes
Memorización del historial de acciones y contactos con los candidatos
Seguimiento de los perfiles en la reserva de talentos
Optimización de las acciones de contratación

Software SIRH

«SIRH» significa Sistema de Información de Recursos Humanos. Un SIRH es una herramienta que se centra más en la fase posterior a la contratación. Ofrece funcionalidades para gestionar mejor las tareas administrativas relacionadas con los empleados.

Gestión de bajas
Gestión de ausencias
Gestión de nóminas
Expedientes de personal
Planificación de la asistencia y gestión del tiempo de trabajo

Como habrás observado, ¡cada una de estas herramientas se centra en una fase diferente de la experiencia candidato!

Un ATS te permite atraer y contratar candidatos centralizando todas las etapas de la contratación.
Un CRM te permite mantener el contacto y sacar partido a tu base de talentos para posibles futuras contrataciones
Un SIRH ayuda a retener a tus nuevos empleados mejorando su experiencia como empleados.

Entonces, ¿quizás necesites más un software de reclutamiento que uno de retención, o viceversa? Comprender las diferencias entre cada herramienta de RRHH te ayudará a elegir la plataforma adecuada a tus necesidades.

Comparación de herramientas de selección: ¡descubre todas las preguntas que debes hacerte para elegir tu herramienta de reclutamiento!

4. Comparativa de software de contratación: ¿qué funcionalidades?

En esta fase de tu reflexión, tu preselección/comparativa de programas de selección de personal está empezando a tomar forma. Sin embargo, ¡todavía hay cientos de soluciones digitales de selección diferentes! Para afinar tu punto de referencia y evitar ahogarte en una larga serie de demos y presupuestos, puedes comparar los programas de selección de personal por funcionalidades.En nuestra comparativa de programas de selección de personal, ya hemos visto que los ATS no ofrecen necesariamente las mismas funcionalidades que un CRM o un HRIS. Pero también hay herramientas de selección de personal especializadas en determinados sectores de actividad, o que se centran en unas funcionalidades clave. Aquí tienes un resumen.

Software especializado en selección de personal por tamaño de empresa

Como vimos en la fase de definición de tus necesidades de contratación, una empresa con más de 1.000 empleados no tiene, desde luego, las mismas necesidades que una start-up con 5 empleados… Por eso, algunos editores de software de contratación han optado por desarrollar una herramienta específica para determinadas empresas.

Software de contratación específico para un sector

Algunos programas informáticos de gestión de la contratación están dedicados a un solo sector empresarial. Hay grandes diferencias entre la contratación en los sectores privado y público, por ejemplo. Para ir un paso más allá, algunas profesiones requieren conocimientos de contratación muy específicos.

Software de contratación especializado en funciones específicas

Al igual que algunos editores de software se centran en un único sector de actividad, otros optan por concentrarse en una única funcionalidad.

Como ves, las posibilidades son numerosas. Sin embargo, también es posible combinar estas soluciones. ¡Por ejemplo, todos los paquetes de software mencionados están interconectados con Beetween! Ahora que tienes una visión general de todas las posibilidades disponibles en términos de software de contratación, ¡tienes todo lo que necesitas para lanzar tu comparación de software de contratación!

Más información sobre la interconexión entre Beetween y un software de RRHH especializado

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.