¿Cómo elegir tu software de reclutamiento y selección?

En línea en jueves 16, noviembre 2023

Actualizado el jueves 16 noviembre 2023

By Alejandro, Responsable de contenidos

6 preguntas que debes hacerte antes de elegir un software de reclutamiento y selección

¿Te gustaría equiparte con un programa de reclutamiento de personal para mejorar tus procesos de reclutamiento y selección? Sin embargo quizá te preguntes, ¿cómo elegir el software de selección de personal adecuado? Software ATS, CRM, HRIS, una simple base de datos de CV o un software local para instalar en tu ordenador… ¡Las posibilidades son tan numerosas como variadas! Antes de lanzarte en cualquier plataforma de reclutamiento, hay una lista de preguntas que debes hacerte, tanto internamente como al proveedor del servicio.

¿Por qué utilizar un software de reclutamiento y selección?

En este artículo te damos las claves para elegir el software de selección de personal online adecuado. Pero, ¿tal vez aún no has llegado a esta fase en tu estrategia de reclutamiento? Si es así, antes de ver juntos cómo elegir tu software de selección de personal, te sugerimos que leas nuestro artículo dedicado a la famosa pregunta «¿por qué utilizar un software ATS?

Bueno ¿Ya estás preparado? ¿Has tenido tiempo de descubrir las ventajas del software de contratación de RRHH? ¡Estupendo! ¡Ahora vamos a descubrir juntos cómo elegir el software de reclutamiento adecuado planteando las preguntas correctas!

¿Cuál es mi necesidad?

Antes que nada, debes definir tu necesidad. Parece simple y obvio… ¡Y, sin embargo, muchas empresas encuentran dificultades en sus contrataciones debido a necesidades y limitaciones mal identificadas! Para ello, debes determinar cierta información clave que orientará tu búsqueda de herramientas de gestión de reclutamiento:

¿Por qué necesito una plataforma (nueva) de reclutamiento online?
¿Necesito un servicio de difusión múltiple de ofertas de empleo? En caso afirmativo, ¿en qué portales de empleo?
¿Cuál es el presupuesto disponible en tu empresa para elegir el software de reclutamiento?
¿Cuántos usuarios dentro (o fuera) de tu empresa necesitarán acceso al software de gestión de reclutamiento? ¿Y qué tipos de perfiles? Gerentes, reclutadores, administradores de TI…
¿A qué nivel y con qué frecuencia necesitan acceso estos usuarios?
¿El software debe adaptarse al funcionamiento interno de la empresa, o debo cambiar la organización actual de mis equipos para usar el ATS?

Al responder a estas preguntas preliminares, podrás determinar qué tipo de herramienta de gestión de candidatos se adapta mejor a tus necesidades, a tu funcionamiento interno y a tu presupuesto. Por ejemplo, sabrás si es mejor optar por un software de reclutamiento SaaS (es decir, un software accesible con una simple conexión a Internet, sin instalación previa) o una herramienta On-Premise (que requiere una instalación en los equipos de cada usuario). También podrás determinar, a partir de esta información, qué tipo de software de seguimiento de reclutamiento se ajusta más a tus necesidades. Por ejemplo, es posible que no obtengas las mismas funcionalidades si eliges un software ATS, un CRM de reclutamiento o una herramienta global de RRHH o SIRH.

¿Qué funcionalidades son imprescindibles?

Difusión múltiple de ofertas en varios portales de empleo, creación de una base de datos de CV… La mayoría de los software ATS ofrecen funcionalidades básicas similares, muchas de las cuales están automatizadas para facilitar tu trabajo. Sin embargo, algunos ofrecen herramientas adicionales o simplemente una metodología diferente, lo que puede ser determinante según tus necesidades identificadas anteriormente. Por ejemplo:

El sourcing: además de una base de datos CVs, Beetween pone a tu disposición una extensión de Google Chrome que te permite extraer los perfiles cualificados que has encontrado en LinkedIn. ¡En 2 clics, intalas la extensión e importas un talencto cualificado en tu base de datos! Ya sea que estés en un proceso de búsqueda de talentos o enriqueciendo dun talent pool, el sourcing de candidatos es imprescindible. Por lo tanto, tu software de reclutamiento debe permitirte calificar rápidamente y de manera eficiente los perfiles que has encontrado. Por ejemplo, si importas CV a tu base de datos pero no tienes la posibilidad de realizar búsquedas rápidas para encontrarlos… ¿Cuál es el valor añadido de la herramienta? Con el software de gestión de candidatos de Beetween, puedes utilizar la búsquedas por palabras clave y obtener en un clic una shortlist de talentos con las cualidades que buscas o que necesites.
La importación de CV: ¿tienes perfiles de otras bases de datos de CV y necesitas importarlos a tu software de selección? Es fundamental poder importarlos de manera rápida y sencilla, e incluso de forma automática. Beetween, por ejemplo, te ofrece varias opciones: importación por correo electrónico, importación directa mediante arrastrar y soltar, etc.
La comunicación con los candidatos: volver a contactar a los candidatos es una de las tareas que más tiempo consume para los reclutadores, ¡y una de las más importantes! Los software ATS completos como Beetween te permiten optimizar la gestión de esta tarea tan crucial. Por ejemplo, Beetween actúa como un CRM de reclutamiento al permitirte enviar campañas reales de correos electrónicos automatizados a varios candidatos simultáneamente, ¡directamente desde la interfaz! El tiempo que ahorras así se puede utilizar para realizar seguimientos telefónicos y gestionar las entrevistas de trabajo.
Reporting de reclutamiento o informes: ¡es uno de los puntos fuertes de las herramientas de reclutamiento! Todo tu proceso de reclutamiento está centralizado en una sola herramienta digital. El número de CV recibidos, los portales de empleo o redes sociales que generan más candidaturas… Un software para reclutadores como Beetween te permite seguir todas tus métricas de reclutamiento, lo que te permite dirigir tu estrategia de reclutamiento de principio a fin. Por ejemplo, si notas que uno de los portales de empleo que utilizas habitualmente en realidad solo genera candidaturas no cualificadas, entonces puedes redirigir tus anuncios de empleo a sitios de reclutamiento más relevantes.

No vamos a abordar todas las funcionalidades que puede ofrecer un software de reclutamiento y selección. Sin embargo podemos añadir que Beetween ofrece la posibilidad de enviar formularios a candidatos de forma automática, o incluso videos en diferido o de motivación para reemplazar las aburridas cartas de presentación, que rara vez se leen y a menudo son poco pertinentes. Estas son herramientas adicionales que te permiten mejorar la fase de preselección de candidatos. Sin embargo, lo importante no es tanto la cantidad de funcionalidades ofrecidas, sino la correlación entre estas funcionalidades con tus necesidades. Por lo tanto, al hablar con proveedores de plataformas digitales de reclutamiento y selección, es importante que tengas una visión clara de estas funcionalidades, lo que te permitirá elegir el software de reclutamiento más adecuado para tus necesidades.

Descubre las funcionalidades de Beetween

¿Tiene una interfaz intuitiva?

Has definido tu necesidad y has seleccionado una lista de software de reclutamiento que ofrece las funcionalidades más adecuadas. Ahora surge la pregunta sobre el uso de estas herramientas. La mejor plataforma para selección de personal no es solo aquella que ofrece la mayor cantidad de funcionalidades, es también (y sobre todo) aquella que es más fácil de usar. Porque si optas por un software de seguimiento de candidatos para ser más eficiente, pero al final no lo usas correctamente… ¡Entonces tal vez no has elegido la herramienta correcta! Aquí también hay varios elementos a considerar para evaluar la ergonomía de un software ATS:

Un workflow de trabajo claro y personalizable: gestionas múltiples procesos de reclutamiento, cada uno de los cuales consta de varias etapas. Cuando un candidato postula, es tu responsabilidad llevarlo a través del proceso de reclutamiento moviendo y transfiriendo su CV en cada etapa. Por lo tanto, este túnel de conversión del candidato debe ser simple, práctico de implementar y adaptado a tus métodos de trabajo.
Un número reducido de clics: repites las mismas acciones para cada reclutamiento, para cada candidato. Estas tareas deben realizarse de la manera más simple y rápida posible, ¡este es todo el interés de usar un software de reclutamiento! Por ejemplo, si hay demasiadas manipulaciones antes de llegar al CV de un candidato, entonces tu software de recursos humanos puede no ser lo suficientemente ergonómico.
Interconexión con otras herramientas de reclutamiento: según el tamaño de tu empresa y la cantidad de contrataciones que realizas al año, es posible que necesites varias herramientas: un CRM para desarrollar tu grupo de talentos, combinado con un ATS para buscar y contratar, por ejemplo. Aquí nuevamente, si tienes que navegar entre varias interfaces, son manipulaciones y clics adicionales que te hacen perder tiempo. Beetween puede conectarse a tus otras herramientas de reclutamiento para simplificar tu vida diaria.
Acompañamiento y asesoramiento: un software de recursos humanos, sea cual sea su tipo, es una herramienta compleja de comprender al principio. Además, son pocas las empresas capaces de crear su propia herramienta de reclutamiento y gestionarla internamente. Las demás deben recurrir a un proveedor externo, lo que significa que no tienen control sobre todo el ecosistema de la herramienta. Por lo tanto, el acompañamiento de este proveedor, en este caso un software ATS como Beetween, es esencial para garantizar una rápida, fácil y confiable adopción de la herramienta. ¿El soporte técnico es reactivo en caso de configuración, errores o preguntas de uso? ¿Se ofrecen formaciones para usar el software? Por ejemplo, Beetween ofrece formaciones avanzadas o para principiantes.

Conoce el acompañamiento de Beetween

¿Qué ofrecen en términos de experiencia candidato?

Como hemos visto, elegir un software de reclutamiento para optimizar tus procesos te permite ahorrar tiempo en tareas repetitivas y centrarte en la relación con el candidato. La calidad de la experiencia del candidato es fundamental si quieres convertir talentos en candidatos y luego en colaboradores fieles. De hecho, un perfil que no está satisfecho con su experiencia como candidato puede simplemente… ¡Abandonar el proceso! Entonces, ¿cómo ofrecer una experiencia de candidato positiva? Una vez más, las herramientas de reclutamiento ofrecen varias soluciones:

SMS para candidatos: anteriormente mencionamos la posibilidad de enviar campañas de e-mails con Beetween, para ahorrar tiempo en el seguimiento de los candidatos, en los mails de rechazo, etc. Pero Beetween también ofrece el envío de SMS a los candidatos. Esta es una funcionalidad muy interesante para la experiencia del candidato, ya que te permite iniciar una conversación directa y privilegiada con los perfiles seleccionados. Por ejemplo, puedes enviar un SMS para confirmar una fecha de entrevista. Tienes la seguridad de que la información se distribuirá de manera mucho más directa que por e-mail (todo el mundo mira sus SMS pero no sus e-mails con el teléfono), y el candidato en cuestión se beneficiará de una comunicación personalizada.
Ficha de candidato: un problema recurrente para los candidatos es el seguimiento de sus candidaturas. Cuando gestionas cientos de CVs para varios puestos simultáneamente, no siempre es fácil responder a todos los solicitantes a tiempo… Algunos softwares te permiten crear una ficha de candidatos, consultable. Gracias a esto, los candidatos pueden conocer en todo momento el estado de su candidatura y su posición en el proceso de reclutamiento.
Página de empleo o career site: no todos los software de reclutamiento ofrecen la creación de una página de empleo. Sin embargo, es una parte esencial de tu estrategia de reclutamiento. Es la «puerta de entrada» de tu empresa para los candidatos, además de ser una vitrina real para tu marca empleadora. No solo permite que tus ofertas de empleo sean más visibles y fácilmente identificables, sino que también agrega una dimensión de marketing de recursos humanos a estas últimas. En una página de empleo, puedes crear contenido que explique y describa tu empresa, los puestos ofrecidos, el ambiente laboral, los compromisos de la empresa, etc.

Mas informacion sobre las Careers site

¿Tu software de reclutamiento cumple con el RGPD?

Desde 2018, todas las empresas europeas tienen que aplicar las instrucciones del RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, en materia de recogida y tratamiento de datos personales. En esencia, un software ATS, un CRM de selección de personal y cualquier otra herramienta de selección de personal están diseñados para recoger esos datos, ya que centralizan los CV y las candidaturas que recibe tu empresa. Por tanto, es esencial que el software con el que quieras trabajar cumpla plenamente el RGPD, y facilite al máximo la recogida, el tratamiento, la distribución (a tus clientes si trabajas para una agencia de colocación, por ejemplo), la modificación y la supresión de todos los datos personales contenidos en tu base de datos.

Descubre de qué manera Beetween protege tus datos

¿Cuánto tardará en implantarse?

Ya estamos en la fase final de la elección del software de selección de personal. Echemos un vistazo a tu lista de software preseleccionados. ¿Con qué rapidez pueden configurar tus accesos? Si hay software On-Premise en la lista, ¿cómo piensa el editor del software instalar la herramienta en todos los puestos de trabajo? La ventaja del software SaaS es que no requiere ninguna instalación, por lo que potencialmente puedes acceder a la herramienta y a sus funciones muy rápidamente. Sin embargo, la implantación de una herramienta de este tipo plantea una serie de cuestiones complementarias:

¿Está prevista la recuperación de datos? Si no quieres empezar de cero, ¡esto es primordial!
En cuanto a los datos, ¿la herramienta cumple el RGPD? Cuando recoges datos personales de los candidatos, el tratamiento de estos datos entra obviamente en el ámbito de aplicación de la normativa europea sobre el tratamiento de datos personales.
¿Se puede personalizar? ¿Qué grado de personalización? Si has pedido desarrollos específicos o que la herramienta se conecte a aplicaciones de terceros (como un CRM, por ejemplo), esto puede alargar el tiempo de implantación de tu flamante software de selección de personal.

¿A qué precio?

Finalmente, la última cuestión planteada en este artículo es quizá la más importante: ¿a qué precio?

Actualmente, los actores del mercado de software de reclutamiento y selección, son tan numerosos como variados. Encontrarás herramientas gratuitas (freemium), herramientas especializadas en determinados sectores de actividad, programas especializados en una sola funcionalidad o, por el contrario, que ofrecen un abanico muy amplio de opciones gratuitas o de pago… Por tanto, puede ser complicado verlo claro porque los modelos de precios varían mucho. De hecho en las páginas de muchos proveedores de ATS ni siquiera se indican los precios, ya que la tarifa se crea en función de las características del cliente: talla de la empresa, número de CVs, número de usuarios. Es muy importante que cuando hables con las diferentes plataformas de reclutamiento puedas aportar todo este tipo de información para que te proporcionen un presupuesto a tu medida:

Cuál es el coste global: instalación, configuración de tus cuentas, creación de un sitio de empleo, opciones adicionales de pago, formación, etc. Asegúrate de comprobar el coste global de la implantación de un software ATS.
Modelo de precios: los editores de software suelen ofrecer paquetes de ofertas. No dudes en pedir detalles de cada paquete: qué funcionalidades, número de accesos de usuario, número de publicaciones de ofertas, portales de empleo accesibles, etc.
¿Cuánto dura el contrato? Es obvio: no pagarás el mismo precio dependiendo de si te suscribes por un mes, un año o 3 años. Antes de comprometerte, ¿tienes la oportunidad de probar la herramienta? Esto te dará una idea concreta de si la herramienta satisface tus necesidades.

En Beetween, hemos optado por hacer las cosas de forma sencilla y clara: partimos de tus necesidades para determinar la oferta más adecuada? Sean cuales sean tus necesidades, ¡adaptamos nuestra oferta para que se amolde a ti! Así que no esperes más, solicita un presupuesto sin ningún compromiso

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.