¿Por qué incorporar un Sistema de Seguimiento de Candidatos a tu empresa?

En línea en lunes 04, diciembre 2023

Actualizado el lunes 04 diciembre 2023

By Alejandro, Responsable de contenidos

La gestión de los recursos humanos implica toda una serie de competencias organizativas, ya que se enfrenta a múltiples retos: la satisfacción de los empleados, la gestión eficaz de las tareas administrativas, el establecimiento de una comunicación interna sólida o simplemente la gestión de las solicitudes de empleo. Pues bien, los sistemas de RRHH diseñados para este fin, también conocidos como Sistemas de Información de Recursos Humanos (SIRH) o sistema de seguimientos de candidatos, tienen la capacidad de adaptarse a la naturaleza y necesidades específicas de cualquier empresa. En este artículo, descubrirás por qué ahora es esencial implantar estos sistemas, y cómo pueden mejorar tus procesos de contratación.

Introducción: ¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?

Sistema de RRHH: definición

Sistema de Información de RR.HH. (SIRH), Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SGRH), software de Gestión del Capital Humano (GCH), software de RRHH, sistema de RRHH, software ATS, CRM… Tantas siglas con el mismo objetivo: automatizar el mayor número posible de tareas de gestión de RR.HH.
Pero aunque estas herramientas reclutamiento comparten el mismo objetivo, su funcionamiento y sus ámbitos de aplicación pueden variar considerablemente.
Un sistema de RRHH, o solución de recursos humanos, es un conjunto integrado de software, herramientas y procesos diseñados para ayudar a las empresas a gestionar eficazmente su capital humano y, por tanto, a optimizar y mejorar el proceso de contratación en todas sus fases. En resumen, la mayoría de los programas de RRHH se dedican a automatizar uno de los cuatro procesos principales:

• remuneración
• seguimiento administrativo
• gestión de personal
• gestión de los talentos.

Algunos sistemas de RR.HH. son incluso más completos y ofrecen una cobertura funcional más amplia para gestionar las cuatro áreas a la vez, mientras que la fuerza de otras herramientas de gestión reside en su capacidad para integrarse perfectamente con cualquier sistema de información abierto.
El objetivo principal de un sitema de RRHH es:

• optimizar las operaciones de RRHH
• mejorar la productividad de los empleados
• garantizar el cumplimiento de la normativa
• facilitar el seguimiento de las candidaturas
• promover el desarrollo profesional de los empleados dentro de la empresa.

Como puedes ver, algunas de estas soluciones de RRHH automatizan la administración de los recursos humanos, mientras que otras van más allá de la gestión de las tediosas tareas cotidianas para convertirse en herramientas de toma de decisiones altamente estratégicas para tus procesos de contratación.

La inevitable digitalización de las empresas en 5 fechas clave

La evolución de las soluciones de RRHH en 5 periodos clave:

1. #Años 80: aparición de los primeros SIRH, que permitieron la introducción de paquetes de software y, más tarde, de software de contabilidad y nóminas. Algunos departamentos de la empresa empezaron a dotarse de TI, aunque todavía era algo arcaico en comparación con las herramientas de gestión disponibles hoy en día.
2. #Años 90: los inicios de la información centralizada. Los departamentos de RRHH ya tenían acceso al almacenamiento de información a través de un servidor local.
3. #Década de 2000: la democratización de las TI. Los empleados empezaron a tomar en sus manos el proceso de contratación. Fue el inicio de los procesos de contratación automatizados.
4. #Década de 2010: estalla el software de gestión SaaS (Software como Servicio). Estos años marcan el inicio de una frenética carrera por la innovación. Los teléfonos inteligentes revolucionaron (¡y simplificaron!) la interconexión de las herramientas, que se hizo mucho más fluida.
5. # Años 2020: la inteligencia artificial irrumpe en el mundo de la gestión de los recursos humanos. Y es justo decir que aquí las cosas van especialmente deprisa, como ha demostrado a bombo y platillo la llegada del mundialmente famoso TPG Chat.

Hoy en día, las hojas de cálculo Excel y las notas escritas a mano son (casi) un recuerdo lejano. Los programas informáticos de gestión de recursos humanos están por todas partes, y con razón. No contentos con ser herramientas cada vez más potentes, también se adaptan perfectamente a las reglas de la gestión de RR.HH., con el objetivo de optimizar al máximo la gestión administrativa de los documentos de RR.HH., centralizar la información, seguir con precisión el progreso de cada candidato y analizar los datos y estadísticas de RR.HH., todo ello con vistas a tomar decisiones de contratación informadas… ¡y, sobre todo, estratégicas!

Los distintos tipos de sistemas de RRHH

Sistemas de seguimiento administrativo de RRHH

Los sistemas de RRHH son programas informáticos, plataformas o sistemas diseñados específicamente para facilitar la gestión y el seguimiento de los aspectos administrativos de los recursos humanos dentro de una organización. Por lo general, estas soluciones automatizan los procesos de recogida, gestión y actualización de los datos de los empleados. Esto incluye información como :

• expedientes personales
• información fiscal
• nóminas
• beneficios de los empleados
• y otras cosas

Su objetivo es simplificar la gestión administrativa, garantizar el cumplimiento de la normativa vigente y aumentar la eficacia general de los procesos de RRHH en la empresa.

Software de gestión de talentos, o ATS de reclutamiento.

También conocido como software ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos), se trata de herramientas de software diseñadas específicamente para ayudar a las organizaciones a identificar, contratar, desarrollar e incluso retener a los talentos dentro de su plantilla.

Literalmente una herramienta de seguimiento de candidatos, el mejor software ATS está diseñado para gestionar todo el ciclo de vida del empleado, desde la expresión de una necesidad de contratar (o una solicitud de autorización para contratar) hasta la eventual salida del empleado, pasando por la integración del candidato, ahora empleado, en el SIRH de la empresa. Se trata de una parte esencial del proceso de contratación actual. Este software suele ofrecer funcionalidades como:

• sourcing de candidatos (redes sociales, portales de empleo, etc.)
• Multidifusión de anuncios
• gestión de candidaturas
• e incluso la evaluación del rendimiento y del perfil.

El objetivo principal de estas aplicaciones de software de seguimiento de candidatos es optimizar la gestión del talento dentro de la empresa, garantizar una mejor adecuación entre las competencias de los empleados y las necesidades de la organización, asegurar la correcta integración de los nuevos contratados y promover el desarrollo profesional y la retención de los talentos clave. Todo ello, por supuesto, centrándose en la automatización de las tareas más tediosas.

¿Ese último punto? Al proporcionar a los reclutadores una plataforma de seguimiento de candidaturas completa y fácil de usar, estas soluciones de software de gestión permiten que tu employer branding brille, sobre todo ofreciendo a los talentos la mejor experiencia posible con las candidaturas: transparente, más fluida, más rápida y más personalizada.
Soluciones de gestión de recursos humanos
Ya sean sistemas informáticos o software, las soluciones de gestión de personal de RRHH están diseñadas para ayudar a los responsables de contratación y a los profesionales de RRHH a gestionar eficazmente los aspectos administrativos y operativos de su plantilla. Estas soluciones cubren una amplia gama de funciones y procesos de gestión de RRHH, desde la contratación hasta la jubilación de los empleados. Suelen incluir funcionalidades como

• gestión de expedientes de empleados
• gestión del tiempo y la asistencia
• nóminas
• gestión de beneficios
• cumplimiento legal
• planificación de la plantilla,
• y a veces incluso asesoramiento sobre gestión del rendimiento y desarrollo profesional.

El objetivo principal de estas soluciones de RRHH es automatizar la contratación, agilizar los procesos de RRHH, garantizar el cumplimiento de la normativa y mejorar la gestión general de las personas en toda la empresa.

Ventajas de trabajar con una solución de RRHH

Cumplir con numerosas obligaciones legales.

El Código Laboral español tiene infinidad de páginas. Así que es difícil estar al tanto de todas los detalles…. 😵‍💫

Sin embargo, esto puede explicar por qué los procesos de RRHH deben ser rigurosos, organizados y simplificados. Por tanto, la automatización informática es esencial para garantizar el cumplimiento de las numerosas normativas y otras obligaciones legales que surgen cada año. Una solución de RRHH SaaS (Software as a Service) incorpora estas obligaciones desde el principio, y se adapta constantemente para seguir el ritmo de los cambios en la legislación.

Como habrás visto, un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH), sea cual sea su naturaleza (herramienta ATS, CRM, etc.), permite gestionar las obligaciones legales y las notificaciones, al tiempo que garantiza que no se omita ninguna tarea vinculada a las responsabilidades de RRHH, respetando los plazos, por ejemplo, para los reconocimientos médicos obligatorios de cada nuevo empleado.

Dar importancia a las personas en tus reclutamientos

El SIRH es adecuado para todo tipo de empresas: PYME o grandes grupos. Simplifica los procesos administrativos de RRHH, permitiéndote volver a centrar la atención en el activo más valioso de una empresa: su capital humano. Una vez instalado y configurado, es fácil de usar y gestionar. Como resultado, los directivos pueden ofrecer a los empleados un entorno de trabajo más atractivo, mejorando la formación y la gestión de las competencias. Estas herramientas de gestión también están diseñadas para ser colaborativas, para fomentar la autonomía de los empleados. Ahora los empleados pueden :

• introducir sus declaraciones de gastos
• enviar solicitudes de vacaciones
• acceder a sus documentos administrativos
• consultar su horario directamente desde la plataforma de gestión de RRHH, ¡todo en un solo lugar y con unos pocos clics! Y su uso es rápido, sencillo y eficaz 👌.

Menos obligaciones administrativas

Al trabajar con una solución de RRHH, ¡di adiós a las tediosas tareas administrativas en papel y a los interminables cálculos en Excel! Porque esta herramienta esencial te da ahora la oportunidad de liberar a tu equipo de RRHH y a la dirección de las pesadas cargas administrativas que pueden entorpecer el buen funcionamiento diario. Las ventajas de implantar un software SIRH son dobles: automatización y seguridad para una serie de tareas administrativas esenciales.
Para los directivos y los departamentos de RRHH, la automatización de las tareas administrativas aumenta la productividad. Para los empleados, una solución de RRHH les da acceso a una plataforma web en la que pueden seguir las noticias de la empresa, la contratación, las vacaciones, la formación, los horarios e incluso los gastos de la empresa en tiempo real, ¡todo con la mayor facilidad! Se acabaron las excusas de la fobia administrativa, ¡y hola a las reclamaciones de gastos puntuales!

En resumen, ahorra tiempo… ¡y dinero!

Si cada empleado dispone de un espacio personal en el que puede acceder con unos pocos clics a documentos administrativos como su contrato de trabajo, sus derechos de vacaciones o sus solicitudes de reembolso de gastos, gana en autonomía. Y es esta simplificación de las tareas administrativas cotidianas lo que conlleva una reducción significativa de la carga de trabajo para todos los departamentos, incluidos los directivos, el equipo de RRHH y la alta dirección.
Además, el seguimiento informatizado y la desmaterialización mejoran la organización, mientras que el acceso a distancia, facilitado por la centralización de los datos, ahorra tiempo en la gestión administrativa. En definitiva, la automatización de ciertas tareas gracias a estas soluciones de RRHH empresariales contribuye a la racionalización, lo que se traduce en menores costes. En resumen, las soluciones empresariales de RRHH tienen un impacto positivo en la productividad general de una empresa, ¡y eso es bueno!
Entonces, ¿estás preparado para dar el paso?

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.