Los 6 pasos para una reunión productiva

En línea en viernes 13, septiembre 2024

Actualizado el viernes 13 septiembre 2024

By Alejandro, Responsable de contenidos

¿Conoces la Ley de Parkinson? Esta ley, afirma que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización». En otras palabras, si tienes más tiempo del necesario para hacer una tarea, la tarea se extenderá y ocupará todo ese tiempo, aunque podría haberse completado más rápidamente. Aplicada a las reuniones profesionales, la Ley de Parkinson sugiere que estas tienden a alargarse innecesariamente para llenar el tiempo asignado, incluso si los temas a tratar podrían resolverse en menos tiempo. ¡Esto podría explicar por qué la mayoría de las reuniones a las que asistimos parecen inútiles!

El 71% de los altos directivos cree que las reuniones son improductivas e ineficaces.

Fuente: encuesta de Harvard Business Review.

Para evitar caer en esta trampa, aquí tienes 6 pasos concretos para que tus reuniones sean más productivas: Stop a la reuninistis aguda y ¡menos es más!

La ley de de Parkinson explicada

Como habrás deducido, esta ley se basa en la premisa de que pasamos más tiempo hablando de asuntos triviales que ocupándonos de los verdaderos problemas. Esta ley empírica, formulada en 1957 por Cyril Northcote Parkinson, se basa en la siguiente metáfora:

Un comité de finanzas tiene tres puntos en su orden del día

un proyecto de central nuclear (10 millones de libras)
un proyecto de refugio para bicicletas (350 £).
una propuesta de presupuesto para café (21 £ al año).

Pues bien, contra toda lógica, este comité dedicó mucho tiempo a hablar del presupuesto del café, un poco menos al refugio para bicicletas y, sobre todo, sólo rozó el complejo pero crucial proyecto de la central nuclear.

¿Cómo explicar esta discrepancia entre la importancia del tema y la forma en que se trató en la reunión del comité? Cyril Northcote Parkinson explica que la razón principal de este comportamiento contraproducente es nuestra aprensión a abordar temas complejos:

conocimientos insuficientes.
dudas.
riesgo.
toma de decisiones.
dudas.

Eso es mucho esfuerzo, incluso (y especialmente) si hay mucho en juego. En otras palabras, ¡es mucho más fácil hablar del cobertizo de las bicis, un tema al que todo el mundo puede contribuir!

Entonces, ¿cómo podemos remediar este sesgo, que no deja de tener consecuencias a nivel de grupo o de empresa?

6 pasos clave para una reunión productiva

Paso 01: Prepara un orden del día claro

En cuanto organices una reunión, tienes que definir un orden del día claro. Este paso es crucial para una reunión de trabajo eficaz.

Identifica los temas que se van a tratar y su orden de prioridad.
Envíaselo a los participantes con antelación para que puedan prepararlo eficazmente.

👉 Y ten en cuenta que una orden del día estructurada ayuda a evitar la deriva y a centrar los debates en los puntos esenciales.

Nuestro consejo: en lugar de discutir los detalles de un proyecto en curso, céntrate en las decisiones que hay que tomar o en los principales obstáculos que hay que superar. El facilitador designado puede preparar el orden del día con antelación. (ver punto 4).

Otra técnica muy práctica de gestión de reuniones en la misma línea que el orden del día: Comienza la reunión pidiendo a los participantes que respondan a la siguiente pregunta en pocas palabras: ¿Cuál es el objetivo de la reunión?

Esto garantiza que las reuniones se mantengan centradas y que estén presentes las personas adecuadas.

Paso 02: Limitar el número de participantes

Otro consejo fácil de poner en práctica para mejorar la productividad de las reuniones es invitar sólo a las personas directamente interesadas en los temas que se debaten.

Sí, demasiados participantes pueden diluir el debate, generar interrupciones innecesarias y hacer que la reunión sea menos productiva. Por el contrario, cuantas menos personas haya, más relevante y orientada a la acción será la discusión. Por no mencionar que esto puede animar a cada participante a hablar. No olvidemos que hablar en público puede ser muy estresante para algunos empleados…

👉Nuestro consejo: Si un punto sólo afecta al equipo técnico, no incluyas a los responsables de marketing en este punto. Si algunos de los puntos planteados durante la reunión deben compartirse con el equipo de marketing, bastará con un resumen. ¡Siempre que estén bien redactados! (véase el punto 6)

Paso 03: Asigna tiempo a cada punto

Una buena gestión del tiempo en las reuniones es esencial si quieres que sean productivas. Al fin y al cabo, ¿quién quiere una reunión que no sea productiva? 😅

En resumen, cada punto del orden del día de la reunión debe tener una duración determinada. Esto te ayuda a respetar el horario y a evitar estancarte en un tema. ¿Necesitas dedicar más tiempo a un punto? Programa una reunión de seguimiento. Esto garantiza que no se sacrifique el resto de la agenda y que se mantenga el ritmo.

👉Nuestro consej: si un tema sobrepasa el tiempo asignado, anótalo y planifica un punto específico más adelante. Esta gestión del tiempo puede confiarse al facilitador de la reunión designado de antemano.

Paso 04: Nombrar un facilitador

El facilitador de la reunión se asegura de que se respete el orden del día y de que los debates se centren en los temas principales. Intervendrá para reorientar las discusiones si empiezan a desviarse, evitando así que la reunión se desvíe hacia temas secundarios.

Un buen moderador de reuniones tiene varias cualidades clave:

Organización: Prepara el orden del día y se asegura de que la reunión siga su curso.
Neutralidad: Se mantiene imparcial y gestiona los conflictos de forma justa.
Comunicación clara: Explica los objetivos, las expectativas y las decisiones de forma concisa.
Gestión del tiempo: Garantiza que la reunión siga el ritmo previsto y que se traten todos los temas.
Implicación: Fomenta la participación de todos los miembros y se asegura de que todos tengan la oportunidad de expresar sus opiniones.
Seguimiento: Realiza un seguimiento de las decisiones tomadas y de las acciones que deben emprenderse después de la reunión.

Estas habilidades contribuyen a que las reuniones sean más productivas y eficaces.

Nuestro consejo: El facilitador designado es responsable de recordar al equipo que debe centrarse en la decisión que hay que tomar, en lugar de detenerse en consideraciones técnicas que no son prioritarias.

Paso 05: Concluir con acciones claras

¡No hay nada peor que terminar una reunión con expectativas poco claras!

Al final de cada reunión

Identifica las acciones concretas que hay que emprender.
Designa a los responsables de estas acciones.
Aclara los plazos asociados a cada tarea/acción.

Porque sin un plan de acción preciso, no sólo la mayoría de los temas tratados corren el riesgo de caer en el limbo, sino que las reuniones pueden dar la impresión de ser discusiones estériles. ¡Hola, ansiedad! 🥵

Por ejemplo, para una reunión de intercambio de ideas sobre el lanzamiento de un nuevo producto, deberías salir de la reunión con

Una lista de 10 posibles ideas de producto ;
La identificación del público objetivo;
Un plan de investigación con responsabilidades asignadas dentro del equipo;
Plazos para cada tarea.

Paso 06: Levantar acta de cada reunión

Por último, este es probablemente el consejo más importante: Redacta un resumen y envíalo rápidamente a todos los participantes.

Aquí tienes una plantilla para un acta de reunión eficaz:

Título: Reunión [Asunto] – [Fecha]
Presentes : Lista de participantes
Orden del día : Puntos tratados
Decisiones tomadas: Resumen de las principales decisiones
Acciones a emprender :
Acción 1 – Responsable – Plazo
Acción 2 – Responsable – Plazo
Próximos pasos: Fecha y temas de la próxima reunión (si procede)

Prueba hoy mismo a utilizar esta plantilla para formalizar tus actas. Verás una diferencia inmediata en el seguimiento de las acciones.

Resumen de posibles reuniones (útiles)

Reuniones de presentación de nuevos empleados

Cuando contratas a un nuevo empleado, ¡tiene mucho que aprender! Necesitan un poco de tiempo para acostumbrarse a su nuevo entorno de trabajo. Una buena forma de hacer que este proceso de iniciación sea lo más fluido posible es organizar reuniones de iniciación.

Aquí tienes algunos ejemplos de reuniones de acogida que puedes organizar en tu empresa:

Planifica reuniones individuales: desde el primer día, organiza reuniones breves con todas las personas con las que vaya a trabajar el nuevo empleado: jefes directos, jefes de equipo, expertos internos, etc.
Organiza una reunión de equipo: durante los primeros días, considera la posibilidad de organizar una reunión de equipo. Esto dará a tus nuevos contratados la oportunidad de conocer y saludar a sus nuevos compañeros. Esta reunión debe celebrarse preferiblemente en un entorno agradable (restaurante, comida, bebida, etc.).
Piensa en la formación en herramientas internas: reserva tiempo para formar a los nuevos miembros de tu equipo en todas las herramientas, sistemas y software que necesitarán para realizar sus tareas, así como en los distintos procesos internos.
Proporciona información sobre Recursos Humanos: tus nuevos contratados deben familiarizarse con el departamento de Recursos Humanos lo antes posible.

Sesiones periódicas de intercambio de ideas

Las empresas prosperan gracias a la innovación y la creatividad, que son esenciales para fidelizar a los clientes y superar a la competencia. Para mantener este dinamismo, las sesiones de brainstorming son esenciales.

Te permiten generar ideas rápidamente sin centrarte en los resultados inmediatos.

Reuniones de lanzamiento

¿Estás lanzando un nuevo proyecto? Mantener informado a tu equipo es esencial, y una reunión es la ocasión ideal. Para maximizar el éxito del proyecto, los miembros del equipo deben conocer los objetivos a largo plazo y su papel para estar plenamente alineados y comprometidos. Esta implicación es crucial para mejorar la calidad de los productos o servicios y, en última instancia, aumentar la satisfacción del cliente.

Reuniones retrospectivas y feedback

Al inicio de un proyecto, una reunión de lanzamiento es crucial, pero una reunión retrospectiva es tanto o más importante para aprender lecciones. Esto ayuda a identificar áreas de mejora y a aumentar la eficacia en el futuro.

Como dijo una vez un conocido héroe de la televisión: «¡Me encanta cuando un plan sale a la perfección!

Las retrospectivas brindan la oportunidad de debatir en equipo:

¿Qué salió bien?
¿Qué dificultades encontramos?
¿Qué ajustes debemos hacer para el próximo proyecto?

Reuniones sobre presupuesto y finanzas

Los asuntos de dinero suelen ser fuente de tensiones, ¡tanto en el trabajo como en la ciudad! Por eso es tan importante que los mánagers celebren reuniones financieras periódicas.

Para que una reunión de finanzas sea eficaz, deben quedar claros los siguientes puntos:

El presupuesto asignado
Cómo se va a utilizar
El rendimiento esperado de la inversión
Un acuerdo claro sobre estos aspectos reduce los conflictos y ayuda a controlar mejor el gasto.

¿Listo/a para revolucionar la forma en que organizas tus reuniones? 🤓

By Alejandro, Responsable de contenidos

Apasionado de las gastronomía, viajes, marketing y HRtech. Cuando no estoy explorando nuevos lugares o experimentando en la cocina, me encontrarás compartiendo conocimientos y tendencias de RRHH en mi blog.